In Laubenmeister findest du im Verwaltungsbereich unter „Daten" den Umzugs-Assistenten. Er bringt deine Daten in der richtigen Reihenfolge nach Laubenmeister: erst die Parzellen, dann die Mitglieder samt Pachtdaten, danach bei Bedarf Zähler, Zählerstände und Bewerber. Anschließend übernimmst du in einem Rutsch deine Dokumente und die Anfangsstände deiner Buchhaltung zum Stichtag des Wechsels. Deine Daten aus dem alten Programm bringst du als Excel-Tabelle mit. Wenn du möchtest, machen wir den ersten Umzug gemeinsam mit dir.
Vorbereitung: Daten aus der alten Software holen
Eine Tabelle reicht zum Start
Bevor es losgeht, holst du deine Daten aus deinem bisherigen Programm.
- Exportiere aus deiner bisherigen Software (zum Beispiel Gartenbund Pro oder meinverein) deine Mitglieder- und Parzellendaten als Excel-Tabelle.
- Manche Programme bieten keinen fertigen Export. Dann frag beim Anbieter direkt nach einer Datenherausgabe und in welchem Format du sie bekommst. Das ist dein gutes Recht, es sind die Daten deines Vereins.
- Mit einer Tabelle in der Hand kannst du direkt loslegen. Du musst nichts abtippen und brauchst kein technisches Vorwissen.
So läuft der Umzug
1) Den Umzugs-Assistenten öffnen
Der Assistent ist dein roter Faden durch den ganzen Wechsel.
- Im Verwaltungsbereich links das Menü „Daten" öffnen und auf „Umzugs-Assistent" klicken.
- Der Assistent zeigt dir alle Schritte als Karten an. Oben siehst du deinen Fortschritt bei den Pflicht-Schritten.
- Jeden erledigten Schritt kannst du mit „Als erledigt markieren" abhaken. Der Stand bleibt auf deinem Gerät gespeichert, du kannst also zwischendurch aufhören und später weitermachen.
2) Stammdaten in der richtigen Reihenfolge übernehmen
Die Reihenfolge ist wichtig, damit Mitglieder und Zähler automatisch an der richtigen Parzelle landen.
- Parzellen übernehmen (Pflicht): Beginne mit den Gärten. Pflichtfelder sind Parzellennummer und Fläche. Haupt- und Unterpächter kannst du direkt aus der Parzellen-Tabelle mit anlegen.
- Mitglieder & Pächter übernehmen (Pflicht): Über die Parzellennummer landet jedes Mitglied automatisch auf der richtigen Parzelle. Pachtbeginn, Vertragsdatum und Vertragsende kommen als Felder am Mitglied mit. Ein gesetztes Austrittsdatum markiert das Mitglied automatisch als inaktiv.
- Zähler übernehmen (optional): Strom- oder Wasserzähler werden über die Parzellennummer zugeordnet, deshalb erst nach den Parzellen.
- Zählerstände übernehmen (optional): Historische Ablesungen ordnen sich über die Zählernummer den Zählern zu, also erst die Zähler importieren.
- Bewerber übernehmen (optional): Deine Warteliste lässt sich ebenfalls übernehmen. Bewerber hängen nicht an Parzellen, die Reihenfolge ist hier egal.
3) Dokumente in einem Rutsch übernehmen
Viele Dokumente auf einmal hochladen und automatisch dem richtigen Mitglied oder der richtigen Parzelle zuordnen.
Im Assistenten gehst du über „Dokumente übernehmen". Du brauchst zwei Dinge: deine Dateien und eine Begleit-Tabelle, in der pro Datei steht, zu welchem Mitglied oder welcher Parzelle sie gehört.
- Begleit-Tabelle hochladen: Eine Zeile je Dokument mit den Spalten Dateiname (Pflicht), Mitgliedsnummer, Parzellennummer und Kategorie. Eine fertige Vorlage kannst du direkt herunterladen.
- Spalten zuordnen: Sag dem Assistenten, welche Spalte was bedeutet. „Dateiname" ist Pflicht.
- Dateien auswählen: Wähle alle Dateien aus, die in der Begleit-Tabelle stehen. Die Dateinamen müssen mit der Spalte „Dateiname" übereinstimmen.
- Vorschau prüfen und importieren: Vor dem Hochladen siehst du je Datei, ob ein Ziel gefunden wurde und ob die Datei dabei ist. Erst dann startest du den Import.
4) Anfangsstände der Buchhaltung übernehmen
Damit offene Forderungen, Guthaben und Kontostände ab dem ersten Tag stimmen.
Im Assistenten öffnest du „Anfangsstände übernehmen". Hier gibt es zwei Bereiche:
- Bank- und Kassenkonten: Trage für jedes Bank- und Kassenkonto den Bestand zum Stichtag deines Wechsels ein. Lege deine Konten vorher in der Buchhaltung an. Das Speichern setzt den Wert, es wird nichts dazugerechnet.
- Mitglieder-Kontostände: Lade eine Tabelle mit einer Zeile je Mitglied hoch (Pflichtspalten: Mitgliedsnummer und Saldo). Ein positiver Saldo ist ein Guthaben, ein negativer eine offene Forderung. Hat deine Tabelle stattdessen eine Spalte „Art" mit „Forderung" oder „Guthaben", ordnest du sie zu und das Vorzeichen wird automatisch gesetzt.
Du wählst zuerst den Stichtag (üblich ist der 1. Januar des laufenden Geschäftsjahres), lädst die Tabelle hoch, ordnest die Spalten zu und prüfst die Vorschau mit den Summen für Forderungen und Guthaben. Erst dann übernimmst du die Stände.
5) Altdaten sicher aufbewahren
Für Finanzamt und Revision, ohne die alte Software weiter zu bezahlen.
- Exportiere deine bisherigen Belege, Rechnungen und Jahresabschlüsse aus der alten Software, ein PDF reicht, und bewahre sie unverändert auf.
- Abgeschlossene Geschäftsjahre baut Laubenmeister bewusst nicht künstlich nach. Das ist für Finanzamt und Revision sauberer als nachgebaute Zahlen.
- Laubenmeister kann dir jederzeit ein vollständiges, verschlüsseltes Datenpaket deines ganzen Vereins erzeugen (Mitglieder, Parzellen, Buchhaltung samt Belegen und Dokumenten). Das legst du in deinem eigenen Speicher ab.
Lieber gemeinsam? Begleitete Migration
Häufige Fragen
Von welcher Software kann ich zu Laubenmeister wechseln?
Der Umzugs-Assistent ist nicht an ein bestimmtes Programm gebunden. Solange du deine Daten als Excel-Tabelle herausbekommst, kannst du wechseln, zum Beispiel von Gartenbund Pro oder meinverein. Bietet dein bisheriger Anbieter keinen Export, frag dort nach einer Datenherausgabe.
In welcher Reihenfolge soll ich übernehmen?
Zuerst die Parzellen, dann die Mitglieder. So landet jedes Mitglied über die Parzellennummer automatisch am richtigen Garten. Zähler, Zählerstände und Bewerber sind optional und folgen danach. Der Assistent zeigt dir die Reihenfolge an.
Was passiert, wenn ich eine Datei doppelt hochlade?
Bei den Mitgliedern werden Dubletten erkannt. Lädst du dieselbe Datei korrigiert erneut hoch, wird das Mitglied aktualisiert statt doppelt angelegt. Der Abgleich läuft über die Mitgliedsnummer, dann über die E-Mail-Adresse, dann über den Namen.
Wie bekomme ich meine Dokumente übernommen?
Über „Dokumente übernehmen" lädst du viele Dateien auf einmal hoch. Eine Begleit-Tabelle mit Dateiname, Mitglieds- oder Parzellennummer und Kategorie ordnet jede Datei automatisch dem richtigen Ordner zu. Vor dem Hochladen siehst du in einer Vorschau, ob alles passt.
Werden auch alte Buchungen übernommen?
Nein, übernommen wird nur der Saldo deiner Mitglieder zum Stichtag, also offene Forderungen und Guthaben, sowie die Anfangsbestände deiner Bank- und Kassenkonten. Abgeschlossene Geschäftsjahre baut Laubenmeister bewusst nicht künstlich nach. Die alten Unterlagen bewahrst du als Archiv auf.
Kann ich die Anfangsstände korrigieren?
Ja. Übernimmst du die Mitglieder-Anfangsstände erneut, wird der Wert ersetzt und nicht verdoppelt. Solange das Geschäftsjahr noch offen ist, kannst du den Stichtag anpassen. In einem bereits abgeschlossenen Jahr ist der Stichtag gesperrt.
Hilft mir jemand beim Umzug?
Ja. Auf Wunsch machen wir den ersten Umzug gemeinsam. Du schickst uns einen Test-Export, wir richten die Spaltenzuordnung ein und fahren einen Probelauf, bevor es echt wird. Den Kontakt findest du im Assistenten oder über die Kontaktseite.
Muss ich alles auf einmal umziehen?
Nein. Häufig reicht ein sauberer Start mit Parzellen und Mitgliedern. Zähler, Zählerstände, Bewerber, Dokumente und die Buchhaltungs-Anfangsstände kannst du nach und nach ergänzen. Dein Fortschritt bleibt im Assistenten gespeichert.