Pachtverträge im Kleingartenverein

1. In der linken Navigation den Menüpunkt Verträge öffnen.
2. Sie sehen Ihre Verträge nach Bearbeitungsstand sortiert in fünf Spalten: Entwurf, Versendet, Unterschrieben, Aktiv und Beendet. So erkennen Sie auf einen Blick, welcher Vertrag noch wartet und welcher schon unterschrieben ist.
3. Jeder Vertrag zeigt den Namen des Pächters, die Parzelle und um welche Art Partner es sich handelt. Ein Klick öffnet den Vertrag.
4. Über Neuer Vertrag oben rechts legen Sie einen neuen Pachtvertrag an.

Nach dem Klick auf Neuer Vertrag wählen Sie aus vier Möglichkeiten:

• Bewerber: Aus Ihrer Bewerberliste. Wird beim Abschließen zum Mitglied.
• Bestehendes Mitglied: Zum Beispiel für eine Zweitparzelle oder eine Neufassung des Vertrags.
• Pächterwechsel: Ein neuer Pächter für eine bereits gekündigte Parzelle. Sie wählen dazu die Parzelle aus.
• Externe Person: Ohne vorherige Bewerbung. Sie geben Name und bei Bedarf die E-Mail-Adresse von Hand ein.

• Pachtvertrag: Die Standard-Vorlage für den üblichen Fall.
• Verbandstext mit Anlagenpaket: Eine ausführlichere Fassung mit Verweis auf Satzung, Gartenordnung und die kleingartenrechtlichen Bestimmungen.
• Kompakter Schnellvertrag: Eine knappe Fassung, wenn es schnell gehen soll.

1. Im Verträge-Bereich auf Vertragsvorlagen gehen und auf Neue Vorlage klicken. Eine mitgelieferte Vorlage übernehmen Sie über Als eigene Vorlage und passen sie an.
2. Den Vertragstext eintippen oder einfügen. Über die Schaltflächen Platzhalter einfügen setzen Sie an die richtige Stelle automatisch ein, was später aus dem Vertrag kommt, etwa Name des Pächters oder Parzelle. Beim fertigen Vertrag wird das von selbst ausgefüllt.
3. Mit Neuer Paragraph (§) fügen Sie eine neue Überschrift mit fortlaufender Paragrafennummer ein. Mit Seitenumbruch trennen Sie den Vertrag an dieser Stelle auf eine neue Seite, zum Beispiel vor dem Unterschriftenfeld.
4. Rechts sehen Sie eine Vorschau, die sich beim Tippen sofort mitändert. Zeilen, die mit einem Paragrafenzeichen beginnen, werden zu fetten Überschriften. So sehen Sie gleich, wie der spätere Vertrag aussieht.
5. Bei Standard-Anlagen kreuzen Sie an, was zum Vertrag gehört, etwa Gartenordnung, Satzung oder SEPA-Mandat. Mit Als Standard-Vorlage verwenden ist diese Vorlage bei jedem neuen Vertrag vorausgewählt.
6. Auf Speichern klicken. Die Vorlage steht ab jetzt beim Anlegen eines Vertrags zur Auswahl.

1. Im Editor erscheint der Hinweis Diese Angaben fehlen noch. Darunter sehen Sie genau die Felder, die der Vertrag noch braucht, etwa ein Datum oder ein Betrag.
2. Tragen Sie die fehlenden Werte direkt in die Felder ein. Der Vertrag füllt sich dabei sofort aus.
3. Sind alle Pflichtangaben da, zeigt Laubenmeister Bereit zum Versenden an. Fehlt noch etwas, steht dort Noch nicht vollständig.

• Pachtverträge können ein eigenes Briefpapier bekommen. Im Briefpapier-Gestalter gibt es dafür den Dokumenttyp Pachtverträge. So tragen Ihre Verträge einen anderen Kopf und Fuß als zum Beispiel Ihre Rechnungen.
• Haben Sie kein eigenes Vertrags-Briefpapier eingerichtet, setzt Laubenmeister einen schlichten Standard-Briefkopf mit Logo, Vereinsname und Anschrift oben auf die erste Seite. Es wird also nicht das Briefpapier Ihrer Rechnungen verwendet.
• Im PDF werden Zeilen mit einem Paragrafenzeichen zu fetten Überschriften, mit ruhigen Absatzabständen und sauberem Schriftbild. So wirkt der Vertrag wie ein richtiges Schriftstück.
• Hat der Vertragspartner keine E-Mail-Adresse, speichern Sie den Vertrag als Entwurf und laden das PDF herunter, um es auf Papier zu übergeben.

1. Auf Versenden klicken. Der Vertrag geht als PDF an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Vertragspartners.
2. Der Vertrag wandert in der Übersicht in die Spalte Versendet und wartet nun auf die Unterschrift.

1. Beim versendeten Vertrag auf Online unterschreiben lassen (Link/QR) klicken.
2. Laubenmeister zeigt einen QR-Code und einen Link. Den QR-Code können Sie zum Beispiel am Gartentor zeigen lassen, den Link können Sie teilen.
3. Der Pächter öffnet die Seite ohne Login, liest den Vertrag und unterschreibt dort. Der Link ist standardmäßig rund drei Wochen gültig.
4. Sobald online unterschrieben wurde, wird der Vorstand benachrichtigt: über die Glocke im Dashboard und als Mitteilung in der App. So merken Sie sofort, dass der Vertrag zurückgekommen ist.
5. Wer lieber auf Papier unterschreibt, gibt das Blatt ab. Sie wählen dann Rücklauf manuell erfassen, um die Unterschrift festzuhalten.

• Im Bereich Verlauf sehen Sie der Reihe nach, wann der Vertrag angelegt, bearbeitet, versendet und unterschrieben wurde.
• Zur Unterschrift werden der Name des Unterzeichners, der Zeitpunkt und ein Prüfwert des unterschriebenen PDF gespeichert.
• Im fertigen Vertrags-PDF steht unter dem Unterschriftenblock zusätzlich ein Vermerk Digitale Unterschrift. Dort ist festgehalten, wer den Vertrag wann online unterschrieben hat, mit Name, Datum und Uhrzeit. So lässt sich der Vorgang auch auf dem Ausdruck nachvollziehen.
• Über den Prüfwert lässt sich später belegen, dass genau dieses Dokument unterschrieben wurde und sich nichts daran geändert hat.

1. Den schwer verständlichen Abschnitt oder die Klausel in das Feld Klausel in einfacher Sprache erklären einfügen.
2. Auf Erklären klicken. Sie bekommen eine kurze Erklärung in zwei bis vier Sätzen.

• An jeder Parzelle gibt es den Pachtvertrag-Verlauf. Dort stehen alle Verträge dieser Parzelle nacheinander, vom früheren Pächter bis zum heutigen.
• Das fertige Vertrags-PDF wird automatisch im Ordner Pachtverträge der Parzelle abgelegt. So finden Sie es jederzeit wieder, auch nach Jahren.

1. Ist der Vertrag unterschrieben, klicken Sie auf Abschließen, Mitglied und Parzelle verknüpfen.
2. War der Partner ein Bewerber, wird daraus automatisch ein Mitglied, und die Parzelle wird auf belegt gesetzt.
3. War der Partner eine externe Person, wird ein neues Mitglied angelegt und der Parzelle zugeordnet.
4. Das neue Mitglied bekommt eine fortlaufende Mitgliedsnummer aus dem Nummernkreis Ihres Vereins, also zum Beispiel die nächste freie Nummer und keinen langen Zahlencode.
5. Pachtvertragsnummer und Vertragsdatum werden gleich beim Mitglied hinterlegt. So sehen Sie auf der Mitgliedskarte sofort, mit welchem Vertrag der Pächter im Verein ist.
6. Der Vertrag steht danach als abgeschlossen, und Mitglied und Parzelle sind verbunden.

• Solange ein Vertrag noch ein Entwurf ist, können Sie ihn frei bearbeiten.
• Sobald er versendet, unterschrieben oder abgeschlossen ist, gilt er als verbindlich und wird gesperrt. Im Editor erscheint dann oben der Hinweis Verbindlicher Vertrag - gesperrt.

So ändern Sie einen gesperrten Vertrag im Vier-Augen-Prinzip:

1. Auf Änderung beantragen klicken und kurz beschreiben, was geändert werden soll. Der Grund ist Pflicht.
2. Ein zweites Vorstandsmitglied öffnet den Vertrag und sieht den offenen Änderungsantrag mit Ihrem Grund. Wer den Antrag selbst gestellt hat, kann ihn nicht selbst freigeben.
3. Das zweite Vorstandsmitglied klickt auf Freigeben oder auf Ablehnen.
4. Nach der Freigabe ist die Bearbeitung kurz möglich. Sie nehmen die Änderung vor und klicken auf Änderung speichern. Danach ist der Vertrag wieder gesperrt.