Bewerber und Warteliste

Bewerbungsformular bereitstellen, Bewerber sichten, Warteliste führen und freie Parzellen zuweisen, alles in einem Modul.

1) Öffentliches Bewerbungsformular bereitstellen

Interessenten können sich über ein Formular direkt auf Ihrer Vereins-Webseite bewerben.

Formular konfigurieren

Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerbungen (/dashboard/bewerben).
Klicken Sie auf „Formular konfigurieren".
Legen Sie fest, welche Seiten und Pflichtfelder das Formular enthalten soll. Eigene Zusatzseiten und individuelle Zusatzfelder können ebenfalls hinzugefügt werden.
Speichern Sie die Einstellungen.

Die sichtbaren Felder richten sich nach Ihrer Formular-Konfiguration. Eine E-Mail-Adresse ist bei manueller Erfassung nicht zwingend nötig. Einen Überblick über das gesamte Bewerbermanagement finden Sie auf der Funktionsseite.

Formular auf der Webseite einbinden

Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerbungen, dann auf „Einbindung & FAQ".
Wählen Sie die passende Methode: Web Component (empfohlen), JavaScript SDK, iFrame oder direkter Link.
Klicken Sie auf „Code kopieren" bzw. „Link kopieren" und fügen Sie den Code in Ihre Vereins-Webseite ein.
Mit „Formular testen" prüfen Sie, ob das Formular korrekt erscheint.

Tipp: Den direkten Link können Sie auch per E-Mail oder als Aushang weitergeben, wenn Interessenten keinen Webseiten-Zugang haben.

Antwortmöglichkeiten an Ihren Verein anpassen

Zwei Auswahlfragen im Formular können Sie mit eigenen Antworten belegen: den Nutzungszweck und die Qualifikationen und Kenntnisse. Beide bearbeiten Sie im Formular-Konfigurator (/dashboard/bewerben/formular).

Im Abschnitt „Preis und Nutzung" finden Sie den Block „Nutzungszweck-Optionen". Über „Option hinzufügen" legen Sie eine neue Antwort an, im Textfeld benennen Sie sie um, und mit dem Papierkorb-Symbol entfernen Sie sie wieder.
Im Abschnitt „Sonstiges" steht der Block „Qualifikationen / Kenntnisse". Jede Antwort hat hier zwei Felder: eine Bezeichnung (zum Beispiel „Holzarbeiten") und eine frei wählbare Kategorie (zum Beispiel „Handwerkliche Fähigkeiten"), nach der die Antworten im Formular gruppiert werden.
Speichern Sie die Einstellungen. Die geänderten Antworten erscheinen dann sowohl im öffentlichen Formular als auch bei der manuellen Erfassung eines Bewerbers.

Je Frage muss mindestens eine Antwort stehen bleiben. Solange nur eine Option übrig ist, lässt sie sich nicht entfernen. Wenn Sie keine eigenen Antworten anlegen, verwendet das Formular die voreingestellten Vorschläge.

2) Bewerber manuell anlegen

Erfassen Sie Bewerber direkt im Arbeitsbereich, z. B. nach einer Vorstandssprechstunde oder einem Telefonat.

Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber (/dashboard/applicants).
Klicken Sie oben rechts auf „Bewerber anlegen".
Füllen Sie die eingeblendeten Felder aus. Pflichtangaben erkennen Sie an der Kennzeichnung im Formular. Im Dashboard können Sie Bewerber auch ohne E-Mail-Adresse erfassen.
Optionale Angaben: Nationalität, Beruf, Familienstand (Ledig, Verheiratet, Geschieden, Verwitwet, Eingetragene Partnerschaft), Bewerbungsgrund, Preisvorstellung, Erfahrungen und Vorstandsbereitschaft.
Wenn Sie den Bewerber sofort per E-Mail bestätigen möchten, setzen Sie den Haken bei „Eingangsbestätigung sofort per E-Mail versenden."
Klicken Sie auf „Bewerber anlegen".

Ist die Person bereits aktives Mitglied, aber aktuell keinem Garten zugeordnet, können Sie oben im Formular „Mitgliedsdaten übernehmen" wählen. Laubenmeister füllt vorhandene Stamm- und Kontaktdaten vor. Prüfen und bearbeiten Sie die Felder, bevor Sie den Bewerber anlegen. Die Auswahl erscheint nur, wenn Sie Bewerber anlegen und Mitgliedsdaten sehen dürfen.

Bewerbungen, die über das öffentliche Formular eingehen, erscheinen automatisch in der Liste und erhalten den Status „Neu". Sie müssen diese nicht manuell erfassen.

Bestehende Bewerber-Listen können Sie per Tabellen-Import übernehmen: Gehen Sie dazu zu Verwaltung > Daten > Datenimport (/dashboard/einstellungen/import). Pflichtfelder im Import sind: Vorname, Nachname, Geburtsdatum.

3) Bewerbungen sichten und Status verwalten

Übersicht und Suche

Die Bewerberliste filtern und sortieren.

Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber.
Oben sehen Sie Kennzahlen: Anzahl auf Warteliste, durchschnittliche Wartezeit, Conversion Rate und Gesamtzahl aller Bewerbungen.
Die farbigen Karten darunter zeigen die Zahlen je Status: Neu, In Prüfung, Vorgemerkt, Akzeptiert, Abgelehnt, Mitglied. Klicken Sie eine Karte an, um die Liste auf diesen Status zu filtern.
Suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse im Suchfeld und bestätigen Sie mit „Suchen".
Klicken Sie auf einen Bewerber in der Zeile oder auf „Details anzeigen", um die Bewerbung zu öffnen.

Über das Dropdown „Spalten" können Sie festlegen, welche Tabellenspalten sichtbar sind (Wartelistenplatz, E-Mail, Telefon, Datum, Wartezeit, Preis, Status).

Status eines Bewerbers ändern

Den Bewerbungsstatus einzeln oder für mehrere Bewerber gleichzeitig setzen.

Klicken Sie in der Zeile des Bewerbers auf das Drei-Punkte-Menü rechts.
Wählen Sie unter „Status ändern" den gewünschten Status: „In Prüfung", „Vormerken", „Akzeptieren" oder „Ablehnen".
Es erscheint ein Bestätigungsfenster. Setzen Sie optional den Haken, um den Bewerber per E-Mail über den Statuswechsel zu informieren.
Bestätigen Sie mit der gleichnamigen Schaltfläche.

Mehrere Bewerber gleichzeitig: Setzen Sie die Häkchen links in den Zeilen und nutzen Sie die Aktionsleiste, die oben eingeblendet wird (Sammel-E-Mail, Status ändern, Löschen).

Die Bewerbungsphasen im Überblick

Jede Bewerbung durchläuft diese Stationen.

Neu

Bewerbung ist gerade eingegangen, noch nicht bearbeitet. Automatisch gesetzt bei Online-Bewerbungen.

In Prüfung

Angaben werden gesichtet. Kontaktaufnahme und Rückfragen in dieser Phase möglich.

Vorgemerkt

Bewerber ist geeignet, aber aktuell ist kein passender Garten frei oder andere haben Vorrang.

Akzeptiert

Bewerbung wurde angenommen. Jetzt kann eine Parzelle zugewiesen werden.

Abgelehnt

Bewerbung wurde nicht angenommen. Der Bewerber kann informiert werden.

Zurückgezogen

Bewerber hat seine Bewerbung selbst zurückgezogen. Archiviert, erneute Bewerbung ist möglich.

Umgewandelt (Mitglied)

Bewerber ist offiziell Mitglied geworden und hat eine Parzelle erhalten.

4) Warteliste und Reihenfolge führen

Die Warteliste zeigt aktive Bewerber mit Status „Neu", „In Prüfung" oder „Vorgemerkt" samt ihrer Position.

Wartelistenposition ablesen

In der Bewerberliste (/dashboard/applicants) zeigt die Spalte „#" (Wartelistenplatz) die aktuelle Position des Bewerbers.
Die Reihenfolge richtet sich nach dem Eingangsdatum der Bewerbung: frühere Bewerbungen stehen oben.
In der Kennzahlen-Karte oben sehen Sie die Gesamtzahl der „Auf Warteliste" stehenden Bewerber.

Das Eingangsdatum kann nachträglich korrigiert werden: Drei-Punkte-Menü des Bewerbers, dann „Datum bearbeiten".

Sortierung anpassen

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift (z. B. „Datum" oder „#"), um die Liste nach diesem Feld auf- oder absteigend zu sortieren.
Mit den Tabs „Alle", „Neu", „Prüfung" und „Vorgemerkt" wechseln Sie zwischen den Statusgruppen.

Tipp: Mit dem Dropdown „Phasen-Erklärung" oben rechts erhalten Sie eine ausführliche Beschreibung jeder Phase und einen Überblick über den Bewerbungsablauf.

5) Bewerbung im Detail ansehen und bearbeiten

In der Detailansicht eines Bewerbers stehen alle Angaben und Aktionen zur Verfügung.

Klicken Sie in der Bewerberliste auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen (/dashboard/applicants/[id]).
Die Akte enthält „Übersicht“, „Details“, „Notizen“, „Kennenlerngespräch“, „Dokumente“ und „Checkliste“. Weitere Aktionen richten sich nach dem Bewerberstatus.
Bearbeiten Sie die Stammdaten direkt in der Detailansicht. Ändern Sie anschließend mit „Speichern".
Unter „Notizen“ können Sie eine Notiz hinzufügen oder einen Anruf dokumentieren. Alle gesendeten E-Mails werden automatisch als Aktivität eingetragen.
Über „Erinnerung anlegen" stellen Sie eine Wiedervorlage ein (Datum und Grund), damit kein Bewerber in Vergessenheit gerät.

Den Pachtvertrag können Sie über den Reiter „Pachtvertrag" in der Detailansicht aufrufen und herunterladen, sobald eine Parzelle zugewiesen wurde.

6) Kommunikation mit Bewerbern

Einzelne Bewerber anschreiben oder Sammel-E-Mails versenden.

E-Mail an einen Bewerber

Öffnen Sie die Bewerberliste und klicken Sie auf einen Bewerber, um die Detailansicht zu öffnen.
Im Reiter „Aktionen" finden Sie die Option zum Versenden einer E-Mail. Tragen Sie Betreff und Text ein.
Die gesendete E-Mail wird automatisch unter „Notizen & Aktivitäten“ dokumentiert.

Statuswechsel können direkt mit einer E-Mail verbunden werden: Setzen Sie beim Status-Ändern den Haken bei „Bewerber per E-Mail über Statuswechsel informieren."

E-Mail-Vorlagen und Sammel-E-Mails

In der Bewerberliste finden Sie oben rechts „E-Mail-Vorlagen". Dort sind vorgefertigte Texte hinterlegt: Eingangsbestätigung, Einladung zur Besichtigung, Zusage und Absage.
Markieren Sie mehrere Bewerber mit dem Häkchen links in der Zeile.
Die Aktionsleiste erscheint. Klicken Sie auf „E-Mail senden", tragen Sie Betreff und Inhalt ein und versenden Sie die Nachricht an alle ausgewählten Bewerber.

Vorlagen für Ihren Verein anpassen

Öffnen Sie über „E-Mail-Vorlagen" das Fenster und klicken Sie links in der Liste die Vorlage an, die Sie ändern möchten.
Passen Sie „Betreff" und „Inhalt" an die Gepflogenheiten Ihres Vereins an. Platzhalter wie {{name}} oder {{vereinsname}} bleiben stehen und werden beim Versand automatisch mit den richtigen Daten gefüllt.
Unter „Vorschau" sehen Sie sofort, wie die fertige E-Mail beim Bewerber ankommt.
Speichern Sie Ihre Änderungen mit „Speichern". Die angepasste Vorlage gilt dann nur für Ihren Verein.
Möchten Sie zur Ausgangsfassung zurückkehren, klicken Sie auf „Auf Standard zurücksetzen".

Die automatische Eingangsbestätigung an den Bewerber baut auf der Vorlage „Eingangsbestätigung"auf. Darin wird die aktuelle Position des Bewerbers auf der Warteliste genannt, also der tatsächliche Stand zum Zeitpunkt der Bewerbung. So weiß jeder Interessent gleich, an welcher Stelle er steht.

7) Parzelle zuweisen und Bewerber zum Mitglied umwandeln

Sobald ein Bewerber den Status „Akzeptiert" hat und eine freie oder gekündigte Parzelle verfügbar ist, kann die Zuweisung erfolgen.

Setzen Sie den Bewerber zunächst auf den Status „Akzeptiert" (Drei-Punkte-Menü, „Akzeptieren").
Öffnen Sie die Detailansicht des Bewerbers und gehen Sie zum Reiter „Aktionen".
Klicken Sie auf „Parzelle zuweisen".
Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Parzellen (Status „Frei" oder „Gekündigt") die gewünschte Parzelle aus.
Bestätigen Sie mit „Parzelle zuweisen".

Nach der Zuweisung wird der Bewerber automatisch in ein Mitglied umgewandelt (Status „Umgewandelt"). Die Parzelle wechselt von „Frei" oder „Gekündigt" auf den Status „Belegt". Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wichtig: Die Schaltfläche „Parzelle zuweisen" ist nur aktiv, wenn der Bewerber den Status „Akzeptiert" hat.

Export der Bewerberliste

Bewerberdaten als Tabelle herunterladen.

Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber.
Klicken Sie oben rechts auf die Export-Schaltfläche (neben „Bewerber importieren").
Die Liste wird als Datei heruntergeladen und kann in einem Tabellenprogramm geöffnet werden.

Formularfelder, Kinder und E-Mail-Pflicht

Öffnen Sie beim Bewerbungsformular „Formular konfigurieren“. Aktivieren Sie die benötigten Standardfelder und Zusatzfelder, ordnen Sie diese Ihren Formularseiten zu und ändern Sie die Reihenfolge über die Auf- und Ab-Schaltflächen. Speichern Sie die Konfiguration und prüfen Sie anschließend das Formular.

Die manuelle Erfassung und die Bewerberdetails richten sich ebenfalls nach den aktivierten Feldern und Ihrer Reihenfolge. Im Dashboard können Sie Bewerber ohne E-Mail-Adresse anlegen. Für das öffentliche Formular bestimmen Sie in der Konfiguration, ob die E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld ist. Ohne Adresse können Sie keine Eingangsbestätigung versenden.

Neue Angaben zu Kindern bestehen nur aus Altersgruppen: unter 6 Jahre, 6 bis 13 Jahre, 14 bis 17 Jahre oder 18 Jahre und älter. Bereits vorhandene ältere Angaben bleiben lesbar.

Wenn die Formularkonfiguration nicht geladen werden kann, bleibt die manuelle Erfassung gesperrt. Laden Sie die Konfiguration erneut, bevor Sie den Bewerber speichern. Im öffentlichen Formular kann vor dem Absenden eine Sicherheitsprüfung erscheinen. Schließen Sie diese ab und versuchen Sie es nach einer vorübergehenden Sperre später erneut.

Bewerbungen prüfen und ergänzen

Öffnen Sie eine Bewerbung aus der gefilterten Liste. Über die Pfeile wechseln Sie zum vorherigen oder nächsten Bewerber dieser Ansicht. Der Rückweg zur Liste erhält Ihre bisherige Auswahl und Sortierung.

Unter „Details“ können Sie über „Bearbeiten“ auch Nutzungszwecke, Erfahrungen, Qualifikationen, Vorstandsbereitschaft und aktive Zusatzfelder korrigieren. Prüfen Sie die Wunschparzelle, sofern sie im Formular abgefragt wurde, und speichern Sie Ihre Änderungen. Frühere Werte inzwischen deaktivierter Zusatzfelder werden durch diese Bearbeitung nicht entfernt.

Die Kennzahl für die durchschnittliche Wartezeit zeigt kürzere Zeiträume in Tagen. Ab 365 Tagen wird sie in Jahren und Monaten dargestellt.

Bei einer abgelehnten Bewerbung prüfen Sie die Aufbewahrungsfrist unter „Löschfristen“. Fehlt in einem älteren Fall das Ablehnungsdatum, kann dort das tatsächliche Datum einmalig ergänzt werden. Die Anleitung zu Löschfristen erklärt die getrennte Frist für abgelehnte Bewerber.

Kennenlerngespräch mit festem Fragenstand führen

Öffnen Sie die Bewerberakte und den Reiter „Kennenlerngespräch“.
Mit dem Recht „Einstellungen bearbeiten“ öffnen Sie „Katalog bearbeiten“. Ergänzen Sie die vereinsweiten Fragen, ordnen Sie sie und legen Sie fest, welche aktiv sind. Über „Katalog speichern“ übernehmen Sie die Auswahl.
Tragen Sie im Gesprächsbogen die Antworten und bei Bedarf „Weitere Gesprächsnotizen“ ein. Klicken Sie auf „Gespräch speichern“.
Öffnen Sie denselben Reiter später wieder, um die gespeicherten Antworten zu lesen oder mit entsprechender Berechtigung zu bearbeiten.

Beim ersten Speichern wird der Fragenstand für diesen Bewerber festgehalten. Spätere Änderungen am Katalog gelten für neue Gesprächsbögen; bereits gespeicherte Gespräche behalten ihre Fragen. Es ist ein gemeinsamer Gesprächsbogen je Bewerber.

Speichern Sie Antworten vor dem Verlassen der Akte. Wird ein noch ungespeicherter Bogen durch eine Katalogänderung neu geladen, weist eine Rückfrage auf den Verlust ungespeicherter Eingaben hin. Nach einem Speicherfehler bleiben Ihre Eingaben zur Korrektur erhalten; prüfen Sie die Meldung, bevor Sie erneut speichern.

Absender für Bewerbungs-E-Mails festlegen

Öffnen Sie die Bewerbereinstellungen in der Vereinsverwaltung und wählen Sie unter „Absenderkonto für Bewerbungs-E-Mails“ ein aktives Vereinskonto. Ohne feste Auswahl gilt die automatische Absenderwahl. Die Einstellung wird für Eingangsbestätigungen und Informationen über neue Bewerbungen verwendet.

Speichern Sie eine Nachricht aus der Bewerberakte zunächst als Entwurf, können Sie sie später im Posteingang fertigstellen und versenden. Nach dem Versand bleibt die Nachricht im Bewerberverlauf zugeordnet.

Häufige Fragen

Wie kommt eine Online-Bewerbung rein?

Interessenten füllen das öffentliche Formular aus (auf Ihrer Vereinsseite eingebettet oder über den direkten Link). Die Bewerbung erscheint anschließend automatisch unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber mit dem Status „Neu".

Kann ich den Platz in der Warteliste verändern?

Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Eingangsdatum. Wenn Sie das Datum korrigieren möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü des Bewerbers und wählen Sie „Datum bearbeiten". Danach ändert sich die Position entsprechend.

Warum ist „Parzelle zuweisen" nicht aktiv?

Die Schaltfläche „Parzelle zuweisen" ist nur anklickbar, wenn der Bewerber den Status „Akzeptiert" hat. Ändern Sie den Status zuerst über das Drei-Punkte-Menü oder den Reiter „Aktionen".

Keine freien Parzellen in der Auswahl

Das Fenster „Parzelle zuweisen" zeigt nur Parzellen mit dem Status „Frei" oder „Gekündigt". Prüfen Sie unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen, ob es Parzellen mit einem dieser Status gibt, und passen Sie den Status dort ggf. an.

Kann ich einen Bewerber wiederherstellen, nachdem er auf „Abgelehnt" gesetzt wurde?

Ja. Setzen Sie den Status einfach erneut auf „Neu" oder einen anderen Status. Öffnen Sie dazu das Drei-Punkte-Menü in der Bewerberliste oder den Reiter „Aktionen" in der Detailansicht.

Wie informiere ich einen Bewerber über den Statuswechsel?

Beim Status-Ändern erscheint ein Bestätigungsfenster mit der Option „Bewerber per E-Mail über Statuswechsel informieren." Setzen Sie diesen Haken, und das System versendet automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Adresse des Bewerbers.

Kann ich den Text der Bewerber-E-Mails ändern?

Ja. Öffnen Sie in der Bewerberliste das Fenster „E-Mail-Vorlagen", wählen Sie eine Vorlage aus und ändern Sie Betreff und Inhalt. Unter „Vorschau" sehen Sie das Ergebnis, mit „Speichern" gilt es für Ihren Verein. Mit „Auf Standard zurücksetzen" holen Sie die Ausgangsfassung jederzeit zurück.

Kann ich die Antworten zu Nutzungszweck und Qualifikationen ändern?

Ja. Im Formular-Konfigurator (/dashboard/bewerben/formular) legen Sie die Antwortmöglichkeiten für den Nutzungszweck und für die Qualifikationen und Kenntnisse selbst an, benennen sie um oder entfernen sie. Qualifikationen ordnen Sie zusätzlich einer frei wählbaren Kategorie zu, nach der sie im Formular gruppiert werden. Je Frage bleibt mindestens eine Antwort bestehen.

Erfährt der Bewerber seinen Platz auf der Warteliste?

Ja. Die automatische Eingangsbestätigung nennt dem Bewerber seine aktuelle Position auf der Warteliste. Das ist der tatsächliche Stand zum Zeitpunkt der Bewerbung, nicht ein fester Beispielwert.