1) Öffentliches Bewerbungsformular bereitstellen
Interessenten können sich über ein Formular direkt auf Ihrer Vereins-Webseite bewerben.
Formular konfigurieren
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerbungen (/dashboard/bewerben).
- Klicken Sie auf „Formular konfigurieren".
- Legen Sie fest, welche Seiten und Pflichtfelder das Formular enthalten soll. Eigene Zusatzseiten und individuelle Zusatzfelder können ebenfalls hinzugefügt werden.
- Speichern Sie die Einstellungen.
Formular auf der Webseite einbinden
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerbungen, dann auf „Einbindung & FAQ".
- Wählen Sie die passende Methode: Web Component (empfohlen), JavaScript SDK, iFrame oder direkter Link.
- Klicken Sie auf „Code kopieren" bzw. „Link kopieren" und fügen Sie den Code in Ihre Vereins-Webseite ein.
- Mit „Formular testen" prüfen Sie, ob das Formular korrekt erscheint.
2) Bewerber manuell anlegen
Erfassen Sie Bewerber direkt im Arbeitsbereich, z. B. nach einer Vorstandssprechstunde oder einem Telefonat.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber (/dashboard/applicants).
- Klicken Sie oben rechts auf „Bewerber anlegen".
- Füllen Sie das Formular aus. Pflichtfelder sind: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon, Straße, Hausnummer, PLZ und Ort sowie mindestens ein Nutzungszweck.
- Optionale Angaben: Nationalität, Beruf, Familienstand (Ledig, Verheiratet, Geschieden, Verwitwet, Eingetragene Partnerschaft), Bewerbungsgrund, Preisvorstellung, Erfahrungen und Vorstandsbereitschaft.
- Wenn Sie den Bewerber sofort per E-Mail bestätigen möchten, setzen Sie den Haken bei „Eingangsbestätigung sofort per E-Mail versenden."
- Klicken Sie auf „Bewerber anlegen".
3) Bewerbungen sichten und Status verwalten
Übersicht und Suche
Die Bewerberliste filtern und sortieren.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber.
- Oben sehen Sie Kennzahlen: Anzahl auf Warteliste, durchschnittliche Wartezeit, Conversion Rate und Gesamtzahl aller Bewerbungen.
- Die farbigen Karten darunter zeigen die Zahlen je Status: Neu, In Prüfung, Vorgemerkt, Akzeptiert, Abgelehnt, Mitglied. Klicken Sie eine Karte an, um die Liste auf diesen Status zu filtern.
- Suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse im Suchfeld und bestätigen Sie mit „Suchen".
- Klicken Sie auf einen Bewerber in der Zeile oder auf „Details anzeigen", um die Bewerbung zu öffnen.
Status eines Bewerbers ändern
Den Bewerbungsstatus einzeln oder für mehrere Bewerber gleichzeitig setzen.
- Klicken Sie in der Zeile des Bewerbers auf das Drei-Punkte-Menü rechts.
- Wählen Sie unter „Status ändern" den gewünschten Status: „In Prüfung", „Vormerken", „Akzeptieren" oder „Ablehnen".
- Es erscheint ein Bestätigungsfenster. Setzen Sie optional den Haken, um den Bewerber per E-Mail über den Statuswechsel zu informieren.
- Bestätigen Sie mit der gleichnamigen Schaltfläche.
Die Bewerbungsphasen im Überblick
Jede Bewerbung durchläuft diese Stationen.
Neu
Bewerbung ist gerade eingegangen, noch nicht bearbeitet. Automatisch gesetzt bei Online-Bewerbungen.
In Prüfung
Angaben werden gesichtet. Kontaktaufnahme und Rückfragen in dieser Phase möglich.
Vorgemerkt
Bewerber ist geeignet, aber aktuell ist kein passender Garten frei oder andere haben Vorrang.
Akzeptiert
Bewerbung wurde angenommen. Jetzt kann eine Parzelle zugewiesen werden.
Abgelehnt
Bewerbung wurde nicht angenommen. Der Bewerber kann informiert werden.
Zurückgezogen
Bewerber hat seine Bewerbung selbst zurückgezogen. Archiviert, erneute Bewerbung ist möglich.
Umgewandelt (Mitglied)
Bewerber ist offiziell Mitglied geworden und hat eine Parzelle erhalten.
4) Warteliste und Reihenfolge führen
Die Warteliste zeigt aktive Bewerber mit Status „Neu", „In Prüfung" oder „Vorgemerkt" samt ihrer Position.
Wartelistenposition ablesen
- In der Bewerberliste (/dashboard/applicants) zeigt die Spalte „#" (Wartelistenplatz) die aktuelle Position des Bewerbers.
- Die Reihenfolge richtet sich nach dem Eingangsdatum der Bewerbung: frühere Bewerbungen stehen oben.
- In der Kennzahlen-Karte oben sehen Sie die Gesamtzahl der „Auf Warteliste" stehenden Bewerber.
Sortierung anpassen
- Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift (z. B. „Datum" oder „#"), um die Liste nach diesem Feld auf- oder absteigend zu sortieren.
- Mit den Tabs „Alle", „Neu", „Prüfung" und „Vorgemerkt" wechseln Sie zwischen den Statusgruppen.
5) Bewerbung im Detail ansehen und bearbeiten
In der Detailansicht eines Bewerbers stehen alle Angaben und Aktionen zur Verfügung.
- Klicken Sie in der Bewerberliste auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen (/dashboard/applicants/[id]).
- Die Detailansicht ist in Reiter gegliedert: „Persönliche Daten" (Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefon, E-Mail, Staatsangehörigkeit, Beruf, Familienstand, Kinder), „Bewerbung" (Bewerbungsgrund, Preisvorstellung, Nutzungszwecke, Qualifikationen), „Erfahrungen" (Kleingartenerfahrung, Bewirtschaftungserfahrung, gewünschte Parzelle), „Aktivitäten" (Notizen, Anruf-Protokolle, versendete E-Mails, Erinnerungen) und „Aktionen" (Status ändern, Parzelle zuweisen).
- Bearbeiten Sie die Stammdaten direkt in der Detailansicht. Ändern Sie anschließend mit „Speichern".
- Unter „Aktivitäten" können Sie eine Notiz hinzufügen oder einen Anruf dokumentieren. Alle gesendeten E-Mails werden automatisch als Aktivität eingetragen.
- Über „Erinnerung anlegen" stellen Sie eine Wiedervorlage ein (Datum und Grund), damit kein Bewerber in Vergessenheit gerät.
6) Kommunikation mit Bewerbern
Einzelne Bewerber anschreiben oder Sammel-E-Mails versenden.
E-Mail an einen Bewerber
- Öffnen Sie die Bewerberliste und klicken Sie auf einen Bewerber, um die Detailansicht zu öffnen.
- Im Reiter „Aktionen" finden Sie die Option zum Versenden einer E-Mail. Tragen Sie Betreff und Text ein.
- Die gesendete E-Mail wird automatisch unter „Aktivitäten" dokumentiert.
E-Mail-Vorlagen und Sammel-E-Mails
- In der Bewerberliste finden Sie oben rechts „E-Mail-Vorlagen". Dort sind vorgefertigte Texte hinterlegt: Eingangsbestätigung, Einladung zur Besichtigung, Zusage und Absage.
- Markieren Sie mehrere Bewerber mit dem Häkchen links in der Zeile.
- Die Aktionsleiste erscheint. Klicken Sie auf „E-Mail senden", tragen Sie Betreff und Inhalt ein und versenden Sie die Nachricht an alle ausgewählten Bewerber.
7) Parzelle zuweisen und Bewerber zum Mitglied umwandeln
Sobald ein Bewerber den Status „Akzeptiert" hat und eine freie oder gekündigte Parzelle verfügbar ist, kann die Zuweisung erfolgen.
- Setzen Sie den Bewerber zunächst auf den Status „Akzeptiert" (Drei-Punkte-Menü, „Akzeptieren").
- Öffnen Sie die Detailansicht des Bewerbers und gehen Sie zum Reiter „Aktionen".
- Klicken Sie auf „Parzelle zuweisen".
- Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Parzellen (Status „Frei" oder „Gekündigt") die gewünschte Parzelle aus.
- Bestätigen Sie mit „Parzelle zuweisen".
Export der Bewerberliste
Bewerberdaten als Tabelle herunterladen.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber.
- Klicken Sie oben rechts auf die Export-Schaltfläche (neben „Bewerber importieren").
- Die Liste wird als Datei heruntergeladen und kann in einem Tabellenprogramm geöffnet werden.
Häufige Fragen
Wie kommt eine Online-Bewerbung rein?
Interessenten füllen das öffentliche Formular aus (auf Ihrer Vereinsseite eingebettet oder über den direkten Link). Die Bewerbung erscheint anschließend automatisch unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Bewerber mit dem Status „Neu".
Kann ich den Platz in der Warteliste verändern?
Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Eingangsdatum. Wenn Sie das Datum korrigieren möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü des Bewerbers und wählen Sie „Datum bearbeiten". Danach ändert sich die Position entsprechend.
Warum ist „Parzelle zuweisen" nicht aktiv?
Die Schaltfläche „Parzelle zuweisen" ist nur anklickbar, wenn der Bewerber den Status „Akzeptiert" hat. Ändern Sie den Status zuerst über das Drei-Punkte-Menü oder den Reiter „Aktionen".
Keine freien Parzellen in der Auswahl
Das Fenster „Parzelle zuweisen" zeigt nur Parzellen mit dem Status „Frei" oder „Gekündigt". Prüfen Sie unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen, ob es Parzellen mit einem dieser Status gibt, und passen Sie den Status dort ggf. an.
Kann ich einen Bewerber wiederherstellen, nachdem er auf „Abgelehnt" gesetzt wurde?
Ja. Setzen Sie den Status einfach erneut auf „Neu" oder einen anderen Status. Öffnen Sie dazu das Drei-Punkte-Menü in der Bewerberliste oder den Reiter „Aktionen" in der Detailansicht.
Wie informiere ich einen Bewerber über den Statuswechsel?
Beim Status-Ändern erscheint ein Bestätigungsfenster mit der Option „Bewerber per E-Mail über Statuswechsel informieren." Setzen Sie diesen Haken, und das System versendet automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Adresse des Bewerbers.