1) Parkplatzverwaltung aktivieren
Das Modul ist optional und muss einmalig eingeschaltet werden.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Parkplätze (/dashboard/parkplaetze).
- Oben rechts sehen Sie den Abschnitt „Optionales Modul aktiv" mit einem Ein-/Aus-Schalter.
- Schalten Sie den Schalter auf aktiv. Die Änderung wird sofort gespeichert.
2) Parkplätze anlegen
Viele Stellplätze auf einmal
Für Bestände mit vielen Stellplätzen: fortlaufende Nummern werden automatisch erzeugt.
- Öffnen Sie den Bereich „Parkplätze gesammelt anlegen".
- Tragen Sie im Feld „Prefix" das Kürzel ein, das vor jeder Nummer stehen soll (Voreinstellung: P-).
- Geben Sie bei „Start" die erste Zahl ein (z. B. 1) und bei „Anzahl" die Gesamtmenge der Stellplätze (z. B. 70).
- Im Feld „Stellen" legen Sie die Mindeststellenanzahl der Zahl fest. Bei Wert 3 entstehen z. B. P-001, P-002 usw.
- Optional: Tragen Sie eine „Gebühr" (Jahresbetrag, z. B. 60,00) und einen Ort bei „Lage" ein (z. B. Nordtor).
- Klicken Sie auf „Anlegen". Bereits vorhandene Nummern werden übersprungen.
Einzelnen Stellplatz anlegen
Für Nachträge, Sonderplätze oder manuell benannte Stellplätze.
- Öffnen Sie den Bereich „Einzelnen Parkplatz anlegen".
- Tragen Sie im Pflichtfeld „Nummer" die gewünschte Bezeichnung ein (z. B. P-007 oder Sonderplatz 1).
- Optional: Jahresgebühr im Feld „Gebühr" (z. B. 60,00), Standortbeschreibung im Feld „Lage" und interne „Notiz".
- Klicken Sie auf „Parkplatz speichern".
3) Parkplatzbestand und Statusübersicht
Alle aktiven Stellplätze auf einen Blick im Abschnitt „Parkplatzbestand".
Die Tabelle „Parkplatzbestand" zeigt alle aktiven Stellplätze mit diesen Spalten:
- Parkplatz: Nummer und ggf. Lage des Stellplatzes.
- Status: Aktueller Zustand des Stellplatzes (siehe Statusübersicht unten).
- Pächter: Name des zugeordneten Mitglieds und Zuordnungsdatum, oder „Nicht zugeordnet".
- Gebühr: Hinterlegter Jahresbetrag des Stellplatzes.
- Zuordnung: Bei freien Plätzen: Auswahl des Mitglieds und Startdatum. Bei zugeordneten Plätzen: Hinweis, ob die Zuordnung abrechenbar ist.
- Aktionen: „Zuordnen", „Beenden" oder Archivieren.
Statuswerte im Überblick
Verfügbar
Frei, kein Mitglied zugeordnet.
Reserviert
Vorgemerkt, aber noch kein aktiver Pächterwechsel.
Gesperrt
Nicht belegbar, z. B. für Reparatur gesperrt.
Archiviert
Aus dem aktiven Bestand entfernt.
Kennzahlen oben auf der Seite
Fünf Kacheln zeigen auf einen Blick: Gesamt, Zugeordnet, Verfügbar, Reserviert und Gesperrt.
4) Mitglied einem Stellplatz zuordnen
Einen freien Stellplatz einem Mitglied zuweisen.
- Suchen Sie in der Tabelle „Parkplatzbestand" den gewünschten Stellplatz. Die Spalte „Pächter" zeigt „Nicht zugeordnet".
- In der Spalte „Zuordnung" erscheint die Auswahlliste „Mitglied wählen". Klicken Sie darauf und wählen Sie das Mitglied aus. Die Liste zeigt Vorname, Nachname und Mitgliedsnummer.
- Rechts daneben steht ein Datumsfeld mit dem heutigen Tag vorausgefüllt. Ändern Sie das Startdatum bei Bedarf.
- Klicken Sie auf „Zuordnen". Die Zeile aktualisiert sich sofort und zeigt den Namen des Mitglieds sowie das Datum ab dem die Zuordnung gilt.
Zuordnung als nicht abrechenbar markieren
Standardmäßig ist jede Zuordnung abrechenbar. In der Tabellenspalte „Zuordnung" sehen Sie nach dem Speichern, ob die aktive Zuordnung als „Abrechenbar" oder „Nicht abrechenbar" hinterlegt ist. Nicht abrechenbare Zuordnungen werden bei der Jahresabrechnung übersprungen.
Zuordnung beenden
- Klicken Sie in der Spalte „Aktionen" auf „Beenden".
- Die Zuordnung wird mit dem heutigen Tag abgeschlossen. Der Stellplatz ist danach wieder frei.
5) Stellplatz archivieren
Nicht mehr benötigte Stellplätze aus dem aktiven Bestand entfernen.
- Stellen Sie sicher, dass der Stellplatz keine aktive Zuordnung hat. Beenden Sie ggf. die Zuordnung zuerst (siehe Schritt 4).
- Klicken Sie in der Spalte „Aktionen" auf das Archivieren-Symbol (Archiv-Icon).
- Der Stellplatz verschwindet aus dem aktiven Bestand und erhält den Status „Archiviert". Vorhandene Verlaufsdaten bleiben erhalten.
6) Parkplatzgebühren in die Jahresabrechnung übernehmen
Abrechenbare Zuordnungen werden als Positionen in bestehende Jahresabrechnungs-Entwürfe übertragen.
Vorschau laden
- Scrollen Sie im Abschnitt „Jahresabrechnung" zum Jahresfeld und stellen Sie das gewünschte Jahr ein.
- Klicken Sie auf „Vorschau". Die fünf Kacheln aktualisieren sich:
- Zuordnungen: Alle abrechenbaren Zuordnungen, die ins Abrechnungsjahr fallen.
- Werden ergänzt: Positionen, die neu hinzugefügt werden.
- Schon vorhanden: Positionen, die bereits in einem Entwurf stehen.
- Ohne Entwurf/Gesperrt: Mitglieder ohne offenen Jahresabrechnungs-Entwurf oder mit gesperrter Abrechnung.
- Summe: Geschätzter Gesamtbetrag der neuen Positionen.
Gebühren anwenden
- Prüfen Sie die Vorschau. Wenn die Anzahl bei „Werden ergänzt" größer als 0 ist, wird die Schaltfläche „Anwenden" aktiv.
- Klicken Sie auf „Anwenden". Die Software trägt die Parkplatzgebühr für jeden berechtigten Stellplatz als Position „Parkplatz [Nummer]" in den Jahresabrechnungs-Entwurf des Mitglieds ein.
- Jede Position erhält den Positionstyp der Finanzposition „Parkplatzgebühr". Bei taggenauer Zuordnung wird der Betrag anteilig berechnet.
Häufige Fragen
Menüpunkt „Parkplätze" nicht sichtbar
Der Menüpunkt unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Parkplätze ist immer sichtbar. Sollte die Seite nichts anzeigen oder einen Hinweis „Parkplatzverwaltung ist deaktiviert" zeigen, aktivieren Sie das Modul oben rechts mit dem Schalter „Optionales Modul aktiv".
Stellplatz kann nicht archiviert werden
Ein Stellplatz mit aktiver Zuordnung kann nicht archiviert werden. Beenden Sie zuerst die Zuordnung, indem Sie in der Spalte „Aktionen" auf „Beenden" klicken. Danach ist die Archivieren-Schaltfläche freigeschaltet.
Mitglied erscheint nicht in der Auswahlliste
Die Liste zeigt nur aktive Mitglieder. Prüfen Sie unter Arbeitsbereich > Mitglieder, ob das Mitglied als aktiv geführt wird. Inaktive oder ausgetretene Mitglieder werden nicht angezeigt.
„Anwenden" ist nicht anklickbar
Die Schaltfläche „Anwenden" wird nur aktiv, wenn die Vorschau mindestens eine Position unter „Werden ergänzt" zeigt. Laden Sie zunächst die Vorschau mit „Vorschau". Wenn alle Positionen bereits vorhanden sind oder kein Entwurf für die Mitglieder existiert, gibt es nichts zu übernehmen.
Gebühr pro Stellplatz individuell festlegen
Sie können beim Anlegen jedes Stellplatzes eine individuelle Jahresgebühr im Feld „Gebühr" hinterlegen. Diese hat Vorrang vor der Finanzposition „Parkplatzgebühr". Ebenso kann eine individuelle Gebühr bei der Zuordnung (Feld „individueller Betrag") hinterlegt werden, die dann höchste Priorität hat.
Doppelt angelegte Nummern
Beim gesammelten Anlegen prüft die Software, ob eine Nummer bereits vorhanden ist, und überspringt sie. Die Meldung nach dem Speichern zeigt, wie viele Stellplätze neu erstellt und wie viele übersprungen wurden. So entstehen keine Duplikate.