Laubenmeister im Video erklärt

In diesem Video legen Sie ein neues Mitglied an und ordnen ihm eine freie Parzelle zu. Am Ende finden Sie das Mitglied in der Mitgliederliste und sehen in seiner Akte, welchen Garten es pachtet.

Öffnen Sie die Mitgliederverwaltung. Prüfen Sie zunächst über die Suche, ob die Person bereits erfasst ist. So vermeiden Sie einen doppelten Datensatz. Über Mitglied anlegen öffnen Sie das Formular für ein neues Mitglied.

Tragen Sie Vorname und Nachname ein. In unserem Beispiel ist die automatische Vergabe der Mitgliedsnummer eingeschaltet. Deshalb lassen wir dieses Feld leer. Verwendet Ihr Verein eine andere Nummernvergabe, richten Sie sich nach dieser Einstellung.

Ergänzen Sie die Kontaktdaten, die Sie für Ihre Vereinsarbeit benötigen. Prüfen Sie vor dem Speichern die Schreibweise. Mit Mitglied erstellen speichern Sie die Person. Anschließend öffnet Laubenmeister die Mitgliederakte mit den weiteren Angaben.

Prüfen Sie nun die Angaben zur Mitgliedschaft. Dazu gehören der passende Mitgliedstyp und das Beitrittsdatum. Diese Angaben sind auch für spätere Auswertungen und die Abrechnung wichtig. Speichern Sie Ihre Änderungen, bevor Sie in einen anderen Bereich wechseln.

Öffnen Sie unter Parzelle und Vertrag den Bereich Parzellen. Hier wählen Sie Parzelle zuordnen. Suchen Sie die freie Parzelle und prüfen Sie Nummer und Fläche. Tragen Sie auch den tatsächlichen Pachtbeginn ein. Er wird getrennt vom Vertragsdatum erfasst.

Bestätigen Sie die Auswahl mit Zuordnen. Warten Sie, bis die Zuordnung gespeichert ist. Die Parzelle erscheint jetzt in der Mitgliederakte. Öffnen Sie bei Bedarf die Details und prüfen Sie auch dort, ob das richtige Mitglied zugeordnet ist.

Das Mitglied ist angelegt und mit seiner Parzelle verknüpft. Wenn Sie später einen bestehenden Pächter ablösen, nutzen Sie den vorgesehenen Pächterwechsel. Im nächsten Video sehen Sie, wie Sie eine neue Parzelle erfassen und ihre Flächendaten pflegen.

Hier sehen Sie, wie Sie eine neue Parzelle anlegen und ihre Fläche hinterlegen. Wir erfassen einen freien Garten und kontrollieren anschließend, ob seine Daten in der Parzellenübersicht richtig erscheinen.

Öffnen Sie die Parzellenverwaltung und prüfen Sie zunächst die Gartennummer. Wenn die Parzelle bereits vorhanden ist, bearbeiten Sie den bestehenden Eintrag. Für einen neuen Garten wählen Sie Parzelle anlegen. Im Beispiel verwenden wir die Nummer null null drei.

Geben Sie die Parzellennummer ein und wählen Sie den passenden Parzellentyp. Verwenden Sie eine Schreibweise, die zu den übrigen Gärten Ihres Vereins passt. Wir legen hier genau eine Parzelle an und lassen die Sammelerfassung ausgeschaltet.

Unter Flächen tragen Sie die Parzellenfläche ein: in unserem Beispiel zweihundertachtzig Quadratmeter. Für die Gemeinschaftsfläche wählen wir hier Manuell und tragen null ein. Die Gesamtfläche ergibt damit zweihundertachtzig Quadratmeter. Welche Berechnung Ihr Verein verwendet, entnehmen Sie Ihren Vereinsunterlagen.

Für weitere Angaben stehen zusätzliche Bereiche bereit, etwa zu Baulichkeiten oder zur Versicherung. Ergänzen Sie diese, wenn die Informationen vorliegen. Für diese Anleitung bleiben wir bei den Stammdaten und der Gesamtfläche. Den Pächter ordnen Sie in einem eigenen Schritt zu.

Mit Parzelle anlegen speichern Sie den Garten. Öffnen Sie danach die Übersicht und suchen Sie nach der Gartennummer. So kontrollieren Sie, dass der Eintrag tatsächlich angelegt wurde. Prüfen Sie die Nummer und die angezeigte Fläche, bevor Sie mit weiteren Zuordnungen beginnen.

Öffnen Sie die Parzelle noch einmal und vergleichen Sie ihre Daten. Die Anlage der Parzelle und die Zuordnung eines Mitglieds sind getrennte Schritte. Wie Sie einem Mitglied einen freien Garten zuordnen, zeigt das Video zur Mitgliederverwaltung.

Bevor Sie Verbrauch erfassen, muss der richtige Zähler an der richtigen Parzelle hinterlegt sein. In diesem Video legen wir einen Wasserzähler an. Wir prüfen seine Nummer, die Einheit und den Anfangsstand.

Öffnen Sie die Parzelle und kontrollieren Sie zuerst Gartennummer und Pächter. Wechseln Sie anschließend zu den Zählern. Prüfen Sie, ob der Zähler bereits vorhanden ist. Ein zweiter Eintrag für dasselbe Gerät würde spätere Ablesungen unnötig erschweren.

Wählen Sie Zähler hinzufügen. Stellen Sie den Zählertyp Wasser ein und übertragen Sie die Nummer vom Gerät. Die Beschreibung hilft, den Einbauort wiederzuerkennen. Unsere Zählernummer ist ein erfundener Beispielwert für diese Anleitung.

Tragen Sie den belegten Anfangsstand ein. Hier sind das einhundert Kubikmeter. Achten Sie auf die passende Einheit. Für unser Beispiel verwenden wir einen normalen Zähler. Die Erfassung über Messwandler gehört zu einem anderen Ablauf.

Prüfen Sie das Installationsdatum und die vorgeschlagenen Eichdaten anhand Ihrer Unterlagen. Übernehmen Sie die Vorschläge nur, wenn sie zum Gerät passen. Ein Anfangsstand ersetzt keine vollständige Ablesehistorie. Für die Abrechnung müssen auch Zeitraum und Messwerte stimmen.

Speichern Sie den Zähler mit Hinzufügen. Prüfen Sie anschließend die Zählerkarte. Nummer, Typ und Einheit müssen zum Gerät passen. Kontrollieren Sie auch den angezeigten Anfangsbestand. Erst danach erfassen wir einen weiteren Zählerstand.

Der Wasserzähler ist jetzt hinterlegt. Im nächsten Video tragen wir eine Ablesung ein und unterscheiden zwischen einer informativen Zwischenablesung und einer rechnungsrelevanten Jahresablesung. Einen tatsächlichen Gerätetausch bearbeiten Sie über den Zählerwechsel.

Wir erfassen jetzt einen Zählerstand und legen fest, wofür die Ablesung verwendet werden soll. Neben Datum und Messwert ist die Ablesungsart wichtig. Eine informative Zwischenablesung wird nicht für die Rechnungsstellung verwendet.

Öffnen Sie den Zähler in der Parzellenakte und beginnen Sie eine neue Ablesung. Vergleichen Sie die Zählernummer noch einmal mit Ihrem Beleg. Wir zeigen hier die Erfassung in der Parzellenakte. Andere Einstiege können anders aufgebaut sein.

Tragen Sie das tatsächliche Ablesedatum und den abgelesenen Gesamtstand ein. Unser Beispielwert lautet einhundertachtundvierzig Komma fünf null Kubikmeter. In dieses Feld gehört der Stand auf dem Zähler. Die Verbrauchsdifferenz tragen Sie hier nicht ein.

Für eine reine Verbrauchskontrolle wählen Sie die informative Zwischenablesung. Soll der Wert als Jahresablesung in die Rechnungsstellung eingehen, wählen Sie Jahresablesung, rechnungsrelevant. Diese Auswahl ist entscheidend. Ein zusätzliches Häkchen für die Rechnungsrelevanz ist in diesem Formular nicht erforderlich.

Prüfen Sie nun Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums. Wir verwenden das abgeschlossene Kalenderjahr zweitausendfünfundzwanzig. Eine kurze Notiz kann die Herkunft des Werts erläutern. Datum, Zeitraum und Messwert sollten zu Ihren Ableseunterlagen passen.

Vergleichen Sie den neuen Stand mit dem vorherigen Wert. In unserem einfachen Beispiel steigt der Stand von einhundert auf einhundertachtundvierzig Komma fünf. Die Differenz beträgt achtundvierzig Komma fünf Kubikmeter. Ein auffälliger Wert ist ein Anlass zur Kontrolle, noch kein Beweis für einen Fehler.

Speichern Sie die Ablesung mit Hinzufügen und kontrollieren Sie den Eintrag in der Historie. Achten Sie auf Datum, Stand und Rechnungsrelevanz. Beim späteren Bearbeiten bleiben Ablesungsart und Rechnungsrelevanz erhalten. Prüfen Sie deshalb die Auswahl bereits vor dem ersten Speichern.

Die Jahresablesung ist erfasst. Für die Abrechnung braucht es zusätzlich passende Kosten und eine geprüfte Verteilung. Wenn mehrere Personen die Gärten gemeinsam ablesen sollen, können Sie die Arbeit über einen Zählerrundgang organisieren.

Mit einem Zählerrundgang verteilen Sie die Ablesearbeit auf Gruppen und behalten den Fortschritt im Blick. Wir richten einen kleinen Wasserrundgang ein, erfassen einen Messwert und prüfen das Ergebnis. Die Zähler müssen dafür bereits an den Parzellen hinterlegt sein.

Legen Sie einen neuen Rundgang an. Wählen Sie den Zählertyp und das geplante Datum. Geben Sie dem Rundgang einen eindeutigen Namen. Ein kurzer Hinweis hilft den Ablesenden, wenn bei einzelnen Gärten Besonderheiten zu beachten sind.

Legen Sie eine Gruppe an und prüfen Sie die Optionen. In unserem Beispiel soll der letzte Stand angezeigt werden. Entscheiden Sie auch, ob Fotos erforderlich sind und ob Zähler mit einer Begründung übersprungen werden dürfen. Wählen Sie diese Vorgaben vor der Aktivierung.

Prüfen Sie die Zusammenfassung und erstellen Sie den Rundgang. Er beginnt als Entwurf. Öffnen Sie Zähler zuweisen und ordnen Sie die gewünschten Geräte einer Gruppe zu. Ohne zugewiesenen Zähler lässt sich der Rundgang noch nicht aktivieren.

Wenn Gruppen und Zähler stimmen, aktivieren Sie den Rundgang. Öffnen Sie anschließend die Gruppe und wählen Sie Selbst ablesen. Wir zeigen die Erfassung in der Geräteansicht des Browsers. So können Sie den Ablauf für die mobile Nutzung nachvollziehen.

Prüfen Sie vor Ort die Parzelle und die Zählernummer. Vergleichen Sie den vorherigen Stand mit dem Gerät. Tragen Sie den neuen Gesamtstand ein und speichern Sie die Ablesung. Falls ein Foto vorgeschrieben ist, ergänzen Sie es vor dem Speichern.

Ist ein Zähler unzugänglich oder defekt, tragen Sie keinen geratenen Wert ein. Wenn der Rundgang das Überspringen erlaubt, dokumentieren Sie den Grund. Die Verantwortlichen können anschließend erkennen, welche Ablesungen noch fehlen und welche Ausnahme geklärt werden muss.

Zurück in der Übersicht prüfen Sie die eingegangenen Werte im Abschnitt Ablesungen und Prüfung. Vergleichen Sie den Stand mit Verlauf und gegebenenfalls Foto. Ein auffälliger Verbrauch ist ein Hinweis zur Kontrolle. Er beweist für sich allein noch keinen Ablesefehler.

Eine nötige Korrektur dokumentieren Sie mit Begründung. Ist eine zweite Prüfung eingestellt, muss eine andere Person bestätigen. Schließen Sie den Rundgang erst ab, wenn die erforderlichen Ablesungen oder begründeten Ausnahmen und alle vorgeschriebenen Prüfungen vorliegen.

Der Rundgang ist abgeschlossen und die Ergebnisse sind nachvollziehbar gespeichert. Für die Jahresabrechnung prüfen Sie anschließend die Abrechnungsgrundlagen und die Kostenverteilung. Die Vorabprüfung der Abrechnung ersetzt die Prüfung der Ablesungen nicht.

In diesem Video bereiten wir eine Jahresabrechnung vor und legen Entwürfe an. Die Rechnungen werden später geprüft und versendet. Wir verwenden ein einfaches Beispiel mit Mitgliedsbeitrag, flächenabhängiger Pacht und Wasserverbrauch für ein abgeschlossenes Abrechnungsjahr.

Kontrollieren Sie zuerst die Grundlagen. Stimmen Mitgliedstypen, Pachtzuordnungen, Flächen und Zeiträume? Prüfen Sie außerdem die hinterlegten Finanzpositionen. Ein falscher Ausgangswert kann sich sonst auf viele Abrechnungen auswirken. Für dieses Beispiel sind alle Angaben bereits vorbereitet.

Für Versorgungskosten reichen Zählerstände allein nicht aus. Prüfen Sie auch die passende Versorgerrechnung und die gewählte Verteilung. Unser vereinfachtes Beispiel enthält nur Verbrauchskosten für Wasser. Grundkosten, Schwund und Gemeinschaftsverbrauch kommen hier nicht hinzu.

Öffnen Sie Jahresabrechnung erstellen. Wählen Sie das Jahr und den Zeitraum. Grenzen Sie die Auswahl auf die vorgesehenen Mitglieder ein. Bei mehreren ausgewählten Mitgliedern entsteht je ein eigener Entwurf. Ohne Auswahl wird der gesamte vorgesehene Mitgliederbestand einbezogen.

Prüfen Sie Rechnungstitel, Zahlungsziel und die ausgewählten Positionen. Wenn Sie Gemeinschaftsarbeit abrechnen, beachten Sie auch das Arbeitsstundenjahr. Es kann vom Beitragsjahr abweichen. In unserem Beispiel werden keine Fehlstunden oder Vorauszahlungen berechnet.

Starten Sie die Vorabprüfung. Lesen Sie die Hinweise und klären Sie fehlende Grundlagen, bevor Sie fortfahren. Eine erfolgreiche technische Prüfung ersetzt Ihre fachliche Kontrolle nicht. Prüfen Sie besonders die Zuordnungen, Ablesungen und Kosten, die in die Abrechnung eingehen sollen.

Erstellen Sie die Abrechnungen und warten Sie den Lauf ab. Kontrollieren Sie anschließend die entstandenen Entwürfe. Vergleichen Sie die Zahl der Abrechnungen mit Ihrer Auswahl. Öffnen Sie einen Entwurf und sehen Sie nach, welche Positionen bereits enthalten sind.

Über Positionen anwenden ergänzen wir zuerst den Mitgliedsbeitrag. Prüfen Sie die Vorschau und übernehmen Sie den fehlenden Posten auf die Entwürfe. Für Wasser wechseln wir anschließend zu Versorgungskosten. Kontrollieren Sie vor jeder Übernahme, dass Beitrag, Pacht und Wasser jeweils nur einmal enthalten sind.

Im Beispiel ergibt sich für Lena ein Beitrag von sechzig Euro, eine Pacht von sechzig Euro und Wasser für einhundertvierundneunzig Euro. Das ergibt dreihundertvierzehn Euro. Solche Vergleichsrechnungen helfen bei der Kontrolle. Die tatsächlichen Beträge Ihres Vereins hängen von Ihren Grundlagen und Einstellungen ab.

Die Entwürfe sind vorbereitet. Prüfen Sie vor der Freigabe auch weitere Fälle Ihres Vereins, etwa abweichende Mitgliedstypen oder unterjährige Pachtzeiträume. Im nächsten Video genehmigen wir die fertigen Abrechnungen, erstellen die Rechnungen und kontrollieren den Versandweg.

Nach der Vorbereitung folgen die Prüfung und die Freigabe. Dabei sind drei Schritte zu unterscheiden: Abrechnungen genehmigen, Rechnungen erstellen und Rechnungen versenden. Wir kontrollieren jeden Schritt, bevor wir zum nächsten wechseln.

Wählen Sie das richtige Jahr und die vorgesehenen Mitglieder. Öffnen Sie die Entwürfe und kontrollieren Sie Empfänger, Zeitraum und Positionen. Stimmen die Flächen, Verbräuche und Beträge? Prüfen Sie auch, ob eine Position fehlt oder versehentlich doppelt berechnet wurde.

Prüfen Sie das Rechnungsdatum und die Zahlungsfrist. Wenn kein festes Rechnungsdatum hinterlegt ist, setzt die Rechnungserstellung das Datum auf den aktuellen Tag. Kontrollieren Sie außerdem, ob das Mitglied seine Rechnung per Post, per E-Mail oder auf beiden Wegen erhalten soll.

Wenn die Angaben stimmen, genehmigen Sie die ausgewählten Abrechnungen. Kontrollieren Sie anschließend den Status. Für nötige Änderungen vor der Rechnungserstellung können Sie die Genehmigung über den vorgesehenen Weg zurücknehmen. Genehmigt bedeutet noch nicht, dass eine Rechnung verschickt wurde.

Erstellen Sie jetzt die Rechnungen für die genehmigten Abrechnungen. Warten Sie auf die Rückmeldung. Der Versand setzt bereits erstellte Rechnungen voraus. Wenn die Auswahl nur genehmigt ist, müssen Sie diesen Schritt zuerst abschließen.

Prüfen Sie die fertigen Rechnungen vor dem Versand. Achten Sie auf Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel und Gesamtbetrag. Kontrollieren Sie auch die Darstellung der Positionen und des Briefpapiers. Der Entwurf allein ersetzt diese Prüfung der endgültigen Rechnung nicht.

Für Mitglieder mit Postversand öffnen Sie die Rechnungen im Sammeldruck und prüfen die Druckdatei. Den E-Mail-Versand führen wir in dieser Aufnahme nicht aus. Dafür müssen die Rechnungen erstellt, die Empfänger geprüft und ein geeigneter Versandweg eingerichtet sein.

Dokumentieren Sie nur den tatsächlich erreichten Stand. Eine heruntergeladene Druckdatei ist noch kein Postversand. Bei einer E-Mail prüfen Sie den erfolgreichen Versandstatus. Ist das Ergebnis unklar, klären Sie es vor einem erneuten Versand, damit keine unbeabsichtigte zweite Zustellung entsteht.

Die Abrechnung ist geprüft und der Zustellweg kontrolliert. Falls nach dem Versand ein Fehler auffällt, nutzen Sie den vorgesehenen Storno- und Korrekturweg. Zahlungseingänge, offene Posten und Mahnungen bearbeiten Sie anschließend in den dafür vorgesehenen Bereichen.