Jeder Verein zählt anders
Der eine zählt aktive Mitglieder, der andere alle Pächter, wieder ein anderer rechnet Parzellen statt Personen. Eine Sammelmeldung aus solchen Listen ist nie wirklich vergleichbar.
Für Kreis-, Stadt- und Bezirksverbände
Die Software für Kleingartenverbände.
Ein Verband koordiniert viele Vereine, hat aber selten einen gemeinsamen Stand. Laubenmeister bündelt deine Mitgliedsvereine an einer Stelle, du verschickst Rundschreiben mit Lesebestätigung und erstellst die Jahresmeldung auf Knopfdruck. Kostenfrei, für Kreis-, Stadt- und Bezirksverbände der Kleingärtner.
Kurze Antwort
Was kann der Verband damit?
Laubenmeister führt deine Mitgliedsvereine zusammen, datenschutzkonform und nur bei bestätigter Freigabe. Du verschickst Rundschreiben mit Lesebestätigung, sammelst Zu- und Absagen zu Einladungen und stellst die Jahresmeldung mit wenigen Klicks zusammen.
Ausgangslage im Verband
Viele Vereine, kein gemeinsamer Stand.
Ein Kreis-, Stadt- oder Bezirksverband sitzt zwischen den örtlichen Vereinen und dem Landesverband. Er soll wissen, wie viele Mitglieder und Parzellen die angeschlossenen Vereine haben, er soll Mitteilungen verlässlich verteilen und einmal im Jahr eine Sammelmeldung erstellen. In der Praxis liegen diese Informationen bei jedem Verein anders vor: in einer eigenen Excel-Liste, in Papierakten oder nur im Kopf des Vorstands.
Mitteilungen laufen über Sammel-E-Mails, bei denen niemand sieht, wer sie gelesen hat. Die Jahresmeldung entsteht aus vielen Einzelnachfragen, oft kurz vor der Frist. Und ob ein Verein gerade Probleme mit Leerstand, Warteliste oder seinem Freistellungsbescheid hat, fällt erst auf, wenn es zu spät ist.
Genau an dieser Stelle setzt Laubenmeister an. Statt vieler getrennter Listen entsteht ein gemeinsamer Überblick, ohne dass ein Verein die Hoheit über seine Daten abgibt.
Warum klassische Verwaltung hier scheitert
Excel-Listen und Sammel-Mails halten nicht zusammen.
Drei Dinge gehen im Verbandsalltag regelmäßig schief, wenn die Verwaltung über Tabellen und einzelne E-Mails läuft.
Niemand weiß, wer es gelesen hat
Eine Sammel-E-Mail an alle Vereine zeigt nicht, ob die wichtige Mitteilung auch angekommen ist. Bei Fristen und Einladungen fehlt damit die Sicherheit.
Probleme fallen zu spät auf
Hoher Leerstand, eine lange Warteliste oder ein abgelaufener Freistellungsbescheid bleiben unbemerkt, bis ein Verein von sich aus Alarm schlägt.
So hilft Laubenmeister
Eine echte Übersicht über die Mitgliedsvereine.
Der Kern ist die Zusammenführung: Mitglieder, Parzellen und Flächen deiner angeschlossenen Vereine ergeben gemeinsame Kennzahlen. Das geschieht nur für Vereine, die dir den Datenaustausch bestätigt haben. So bleibt der Überblick belastbar und der Datenschutz gewahrt. Auf dieser Grundlage stehen Rundschreiben, Jahresmeldung und Handlungsbedarf bereit.
Mitglieder-, Parzellen- und Flächenzahlen der Vereine werden zusammengeführt, aber nur bei bestätigtem Datenaustausch des jeweiligen Vereins.
Rundschreiben gehen an alle oder an ausgewählte Mitgliedsvereine, mit Lesebestätigung je Verein und auf Wunsch zusätzlicher E-Mail.
Einladungen und Schulungen sammeln Zusagen und Absagen samt Personenzahl je Verein.
Die Jahresmeldung fasst Mitglieder, Zu- und Abgänge, Wartelisten und Flächen je Verein mit Summen zusammen und lässt sich drucken oder als Tabelle speichern.
Der Handlungsbedarf-Monitor markiert Vereine ohne Datenfreigabe, ohne Kontaktdaten, mit hohem Leerstand, langer Warteliste oder fehlendem Freistellungsbescheid.
Eine Dokumentenbibliothek stellt Formulare und Vorlagen bereit, die alle angeschlossenen Vereine einsehen können.
Funktionen im Detail
Was die Verbandsfunktionen abdecken.
Jede Funktion ist auf die tägliche Arbeit eines Dachverbands zugeschnitten und mit den Vereinen verbunden, die zu deinem Verband gehören.
Alle Mitgliedsvereine an einer Stelle
Mitglieder, Parzellen und Flächen deiner angeschlossenen Vereine laufen automatisch zusammen. Du siehst auf einen Blick, wie viele Mitglieder und wie viele freie und belegte Parzellen es insgesamt gibt. Die Zahlen erscheinen nur für Vereine, die deinem Verband den Datenaustausch ausdrücklich bestätigt haben. Jeder Verein bleibt also Herr seiner Daten.
Rundschreiben mit Lesebestätigung
Du schreibst einmal, alle angeschlossenen Vereine bekommen die Mitteilung. Für jede Mitteilung siehst du, welcher Verein sie schon gelesen hat und welcher noch nicht. Auf Wunsch geht zusätzlich eine E-Mail an die Vereine. Du kannst Rundschreiben, Einladungen, Schulungen und Formulare als eigene Arten anlegen, einen Anhang mitschicken und einen Termin hinterlegen.
Zu- und Absagen zu Einladungen
Lädst du zu einer Versammlung oder Schulung ein, sagen die Vereine direkt zu oder ab und nennen die Zahl der Personen, die kommen. Du siehst die Auswertung je Verein und weißt vor dem Termin, mit wie vielen Teilnehmern du rechnen musst.
Jahresmeldung auf Knopfdruck
Mitglieder, Flächen, Pachten sowie Zu- und Abgänge je Verein stehen für ein Berichtsjahr in einer Aufstellung mit Summen. Du kannst sie ausdrucken oder als Tabelle für Excel speichern. Das trifft den jährlichen Schmerz jedes Verbands: die Sammelmeldung an den Landesverband.
Handlungsbedarf-Monitor
Laubenmeister zeigt dir automatisch, bei welchen Vereinen etwas hakt: kein bestätigter Datenaustausch, fehlende E-Mail-Adresse, fehlende Anschrift, hoher Leerstand, lange Warteliste oder ein fehlender beziehungsweise veralteter Freistellungsbescheid. Die wichtigsten Hinweise stehen oben, damit du weißt, wo du nachhaken solltest.
Dokumentenbibliothek für alle Vereine
Formulare, Vorlagen und Merkblätter legst du einmal zentral ab. Alle angeschlossenen Vereine finden sie unter "Mein Verband" und können sie herunterladen. So musst du dieselbe Vorlage nicht jedes Jahr einzeln per E-Mail verschicken.
Gleiche Funktion, andere Bezeichnung
Dein Verband heißt je nach Region anders.
Ob Kreisverband, Stadtverband oder Bezirksverband: Die Aufgaben sind dieselben, und Laubenmeister bildet sie für alle gleich ab.
Für Kreisverbände der Kleingärtner
Ein Kreisverband koordiniert oft Dutzende Vereine über mehrere Orte hinweg. Laubenmeister bündelt deren Mitglieder- und Flächenzahlen, verschickt deine Rundschreiben an alle Vereine und hält die Jahresmeldung für den Landesverband bereit.
Für Stadtverbände der Kleingärtner
Stadtverbände wie in Gelsenkirchen, Würzburg oder Wiesbaden tragen die Verbandsarbeit für eine ganze Stadt. Dieselben Funktionen, nur unter anderem Namen: Du lädst zur Delegiertenversammlung ein, sammelst die Zusagen und behältst den Überblick über alle angeschlossenen Vereine.
Für Bezirksverbände in Berlin
In Berlin heißen die Dachverbände Bezirksverband, etwa in Spandau, Reinickendorf oder Hohenschönhausen. Auch hier laufen die Mitgliedsvereine, ihre Rundschreiben, Schulungen und Meldungen an einer Stelle zusammen, statt in vielen getrennten Listen.
Aus der Vereinspraxis
Vier Situationen, die jeder Verband kennt.
Die Beispiele zeigen, wie Rundschreiben, Zu- und Absagen, Jahresmeldung und Handlungsbedarf im Verbandsalltag zusammenspielen.
Einladung zur Delegiertenversammlung
Der Stadtverband schreibt die Einladung einmal, wählt die Art "Einladung", hängt die Tagesordnung an und setzt den Termin. Alle Vereine bekommen sie, sagen zu oder ab und nennen die Personenzahl. Vor der Versammlung sieht der Verband, mit wie vielen Delegierten zu rechnen ist.
Sammelmeldung an den Landesverband
Statt jeden Verein einzeln nach Mitglieder- und Flächenzahlen zu fragen, ruft der Verband die Jahresmeldung auf. Mitglieder, Zu- und Abgänge sowie Parzellen je Verein stehen mit Summen bereit und lassen sich ausdrucken oder als Tabelle weitergeben.
Ein Verein meldet sich nicht
Im Handlungsbedarf-Monitor fällt auf, dass ein Verein keinen Datenaustausch bestätigt hat und deshalb ohne Kennzahlen bleibt. Der Verband sieht das sofort und kann die Freigabe gezielt anfordern, statt es erst beim Jahresabschluss zu bemerken.
Schulung für Kassenprüfer
Der Verband bietet eine Schulung an, legt sie als Art "Schulung" mit Ort und Termin an und schickt das Anmeldeformular als Anhang mit. Die Vereine melden ihre Teilnehmer über die Zusage, der Verband plant die Plätze.
Vorteile
Was der Verband konkret gewinnt.
Der größte Gewinn ist Verlässlichkeit: Du arbeitest mit einem gemeinsamen Stand statt mit vielen Versionen derselben Liste, und du siehst, ob deine Mitteilungen angekommen sind.
Ein gemeinsamer Stand statt vieler einzeln geführter Excel-Listen.
Rundschreiben mit Nachweis, wer sie gelesen hat, statt Sammel-Mails ohne Rückmeldung.
Die Jahresmeldung an den Landesverband entsteht aus vorhandenen Zahlen, nicht aus Nachfragen bei jedem Verein.
Der Datenschutz bleibt gewahrt: Kennzahlen erscheinen nur bei ausdrücklicher Freigabe des Vereins.
Für Kreis-, Stadt- und Bezirksverbände gleichermaßen, ohne Einrichtungsgebühr und kostenfrei.
Passende Funktionen und Verzeichnis
Wie die Verbandsarbeit mit dem Rest zusammenhängt.
Damit der Verband überhaupt Kennzahlen sieht, gibt jeder Verein über die Verbandsanbindung und Datenfreigabe frei, welche Daten er teilt. Die Zahlen selbst stammen aus der Mitgliederverwaltung der einzelnen Vereine, die im Verein selbst gepflegt wird.
Du suchst nicht die Software, sondern einen bestimmten Verband oder Verein? Dann ist das Verzeichnis der Kleingartenverbände und -vereine der richtige Ort. Diese Seite hier beschreibt dagegen die Software, mit der ein Verband seine eigenen Mitgliedsvereine führt.
Einen vollständigen Überblick über alle Module gibt die Funktionsübersicht. Wer Laubenmeister grundsätzlich einordnen möchte, findet auf der Startseite den Produktüberblick und unter Preise die Bestätigung, dass die Nutzung kostenfrei ist.
Woran du den Verbandsnutzen prüfst
- Sind die Mitglieder- und Flächenzahlen aller freigegebenen Vereine sichtbar?
- Erreicht ein Rundschreiben alle Vereine, mit Lesebestätigung?
- Sammeln Einladungen die Zu- und Absagen samt Personenzahl?
- Steht die Jahresmeldung als druck- und exportfertige Aufstellung bereit?
- Zeigt der Handlungsbedarf-Monitor, wo ein Verein nachsteuern muss?
- Finden die Vereine die zentral bereitgestellten Vorlagen wieder?
FAQ
Häufige Fragen zur Software für Kleingartenverbände.
Wie verwaltet ein Stadtverband seine Vereine mit Laubenmeister?
Der Stadtverband sieht seine angeschlossenen Vereine an einer Stelle. Mitglieder-, Parzellen- und Flächenzahlen werden zusammengeführt, sofern der einzelne Verein den Datenaustausch bestätigt hat. Über Rundschreiben erreicht der Verband alle Vereine auf einmal, über die Jahresmeldung erstellt er die Sammelaufstellung, und der Handlungsbedarf-Monitor zeigt, wo etwas fehlt.
Was kostet eine Verbandssoftware für Kleingärtner bei Laubenmeister?
Laubenmeister ist für Kleingartenvereine und ihre Verbände kostenfrei nutzbar. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine laufenden Lizenzkosten. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.
Gibt es einen Unterschied zwischen Kreisverband, Stadtverband und Bezirksverband?
Die Aufgaben sind dieselben, nur der Name wechselt je nach Region. In vielen Kreisen heißt der Dachverband Kreisverband, in Städten Stadtverband und in Berlin Bezirksverband. Laubenmeister bildet für alle die gleiche Verbandsarbeit ab: Mitgliedsvereine überblicken, Rundschreiben verschicken, Meldungen erstellen.
Sehen wir als Verband automatisch alle Daten unserer Mitgliedsvereine?
Nein. Ein Verein gibt selbst frei, welche Daten er mit dem Verband teilt. Erst wenn ein Verein den Datenaustausch bestätigt, fließen seine Mitglieder- oder Flächenzahlen in die Verbandsübersicht ein. Vereine ohne Freigabe erscheinen zwar in der Liste, liefern aber keine Kennzahlen.
Wie funktioniert ein Rundschreiben an die Mitgliedsvereine?
Du schreibst die Mitteilung einmal und wählst die Art, also Rundschreiben, Einladung, Schulung oder Formular. Du kannst einen Anhang und einen Termin hinterlegen und das Schreiben an alle oder an ausgewählte Vereine senden. Für jeden Verein siehst du, ob er es gelesen hat, und auf Wunsch geht zusätzlich eine E-Mail hinaus.
Können Vereine zu einer Einladung zu- oder absagen?
Ja. Bei Einladungen und Schulungen melden die Vereine zurück, ob sie kommen, und nennen die Zahl der Personen. Der Verband sieht die Auswertung je Verein und kann die Versammlung oder Schulung danach planen.
Hilft Laubenmeister bei der Jahresmeldung an den Landesverband?
Ja. Die Jahresmeldung stellt für ein Berichtsjahr je Verein die Mitglieder, die Zu- und Abgänge, die Wartelisten sowie die Parzellen und Flächen zusammen und bildet die Summen. Du kannst die Aufstellung ausdrucken oder als Tabelle für die Weitergabe speichern. Die rechtliche Bewertung der Zahlen bleibt beim Verband.
Worin unterscheidet sich diese Seite vom Kleingartenverband-Verzeichnis?
Das Verzeichnis listet die bestehenden Kleingartenverbände und Vereine in Deutschland auf, damit man seinen Verband findet. Diese Seite beschreibt die Software, mit der ein Verband seine eigenen Mitgliedsvereine verwaltet.
Nächster Schritt
Führt euren Verband mit einem gemeinsamen Stand statt mit vielen Listen.
Laubenmeister ist für Kreis-, Stadt- und Bezirksverbände gebaut, die ihre Mitgliedsvereine überblicken, Rundschreiben verlässlich verteilen und die Jahresmeldung ohne Nachfragen erstellen wollen. Ein Testzugang reicht, um die Verbandsfunktionen mit echten Rollen auszuprobieren.