1) Vereinsheim-Modul aktivieren
Einmalig freischalten, damit der Menüpunkt sichtbar wird.
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
- Wählen Sie Verwaltung > Verein > Vereinsdaten (/dashboard/association).
- Öffnen Sie den Reiter „Flächen & Ausstattung".
- Aktivieren Sie den Schalter „Vereinsheim" im Abschnitt „Inventar & Ausstattung".
- Klicken Sie auf „Speichern" und laden Sie die Seite neu.
2) Vereinsheim und Räume anlegen
Vereinsheim anlegen
Legen Sie Name und optional eine Kurzbeschreibung fest.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Dokumente > Vereinsheim (/dashboard/clubhouse).
- Klicken Sie auf „Vereinsheim hinzufügen".
- Tragen Sie einen Namen ein (z. B. „Vereinsheim Gartenfreunde") und optional eine Kurzbeschreibung.
- Klicken Sie auf „Anlegen".
Räume anlegen
Jeder buchbare Bereich ist ein Raum, z. B. „Saal", „Küche" oder „Ganzes Haus".
- Wählen Sie das gewünschte Vereinsheim aus.
- Öffnen Sie den Reiter „Räume".
- Klicken Sie auf „Raum hinzufügen".
- Vergeben Sie einen Namen und optional Kapazität, Standardpreis, Mitgliederpreis, Externpreis sowie die Anzahl der Zugangscodes für diesen Raum.
- Klicken Sie auf „Anlegen".
3) Einstellungen festlegen
Tab „Einstellungen" im ausgewählten Vereinsheim.
Buchungsregeln
- Kaution erlauben: Ja oder Nein wählen. Optional einen festen Kautionsbetrag hinterlegen.
- Feste Buchungszeiten vorschreiben: Wenn aktiviert, müssen Buchungen exakt zu den hinterlegten Uhrzeiten starten und enden.
Code-Strategie
- Systemgeneriert: Das System erzeugt eindeutige Codes automatisch.
- Manueller Pool: Der Verein pflegt vorab Codes im Tab „Code-Pool".
- Beides: Zuerst Pool, dann automatisch generieren.
- Keine Codes / Schlüsselübergabe: Keine Codes werden erzeugt oder versendet.
Code-Format
- Länge: Empfohlen 6 bis 10 Zeichen.
- Standardanzahl Codes: Wie viele Codes pro Buchung versendet werden (z. B. 2 für Vereine mit mehreren Schlössern).
- Zeichensatz: Nur Buchstaben, nur Zahlen oder beides.
- Präfix / Suffix: Optional, z. B. „VH-".
- Vorschau: Zeigt ein Beispiel für künftige Codes.
Benachrichtigungen
- Haken bei „Interne Benachrichtigung aktivieren" setzen.
- Empfänger-E-Mail-Adressen eintragen (eine pro Zeile oder kommagetrennt).
- Mit „Testmail senden" prüfen, ob der Versand funktioniert.
4) Buchungsablauf
Für Mitglieder (Portal)
Buchungsanfrage über das Mitgliederportal stellen
- Mitglied öffnet „Vereinsheim buchen" im Portal (/portal/clubhouse), Reiter „Buchung erstellen".
- Vereinsheim und Raum/Objekt aus den Auswahllisten wählen.
- Zeitraum eintragen (Start und Ende). Wenn der Vorstand feste Buchungszeiten eingestellt hat, werden nur Datumsfelder angezeigt und die Uhrzeiten werden automatisch gesetzt.
- Optional: Hinweise zum Anlass oder besonderen Anforderungen eintragen.
- Klicken Sie auf „Buchung anfragen". Die Anfrage geht sofort an den Vorstand.
Nach dem Absenden landet die Anfrage unter „Meine Vereinsheim-Buchungen" (/portal/clubhouse/meine-buchungen). Dort ist der Fortschritt als Zeitstrahl sichtbar: Angefragt, Genehmigt, Bezahlt, Code versendet, Abgeschlossen.
Solange die Buchung noch nicht genehmigt oder abgerechnet ist, kann das Mitglied sie selbst stornieren.
Für den Vorstand
Anfragen prüfen, Zahlung erfassen, Code versenden
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Dokumente > Vereinsheim, Reiter „Buchungen".
- Neue Anfragen haben den Status „Zur Prüfung". Wählen Sie eine Buchung aus.
- Klicken Sie auf „Genehmigen" oder „Ablehnen". Nach Ablehnung wird das Mitglied informiert.
- Nach Zahlungseingang: Klicken Sie auf „Zahlung erfassen / Codes senden". Das System setzt die Buchung auf „Bezahlt" und versendet den Zugangscode per E-Mail.
- Falls der Code erneut benötigt wird: Klicken Sie auf „Codes erneut senden".
Buchungsstatus im Überblick
Jede Buchung durchläuft diese Stationen.
Zur Prüfung
Anfrage eingegangen, wartet auf Vorstandsentscheidung.
Genehmigt
Freigegeben, Abrechnung kann folgen.
Rechnung erstellt
Rechnung wurde versendet.
Bezahlt
Zahlung eingegangen. Bei Strategie ohne Codes endet der Prozess hier.
Code gesendet
Zugangscode per E-Mail versendet.
Abgeschlossen
Buchung beendet. Kaution kann jetzt zurückgezahlt werden.
Kaution zurückzahlen
Nach dem Veranstaltungsende die Kaution erstatten.
- Öffnen Sie die Buchung im Reiter „Buchungen".
- Klicken Sie auf „Kaution zurückzahlen" (erscheint bei Buchungen im Status „Bezahlt", „Code gesendet" oder „Abgeschlossen" mit hinterlegter Kaution).
- Tragen Sie Auszahlungsdatum und Referenz ein.
- Bestätigen Sie mit „Kaution zurückzahlen". Das System erzeugt automatisch eine Gutschrift mit Journal- und Belegverknüpfung.
Sperrzeiten einrichten
Zeiträume sperren, in denen das Vereinsheim oder ein Raum nicht buchbar sein soll.
- Öffnen Sie den Reiter „Kalender".
- Klicken Sie auf „Sperrzeit hinzufügen".
- Titel eintragen (z. B. „Winterpause"), optional einen bestimmten Raum wählen (leer = gesamtes Vereinsheim) und Start- sowie Endzeitpunkt festlegen.
- Klicken Sie auf „Erstellen".
E-Mails und Benachrichtigungen
Automatische Nachrichten für Mitglieder und Funktionäre.
- Nach der Anfrage erhalten Mitglieder eine Bestätigungsmail.
- Nach Zahlung wird der Zugangscode automatisch per E-Mail zugestellt.
- Der Vorstand erhält bei jeder neuen Anfrage eine interne Benachrichtigung (wenn aktiviert).
- Mit „Testmail senden" im Tab „Einstellungen" prüfen Sie, ob die Benachrichtigung ankommt.
- Optional kann in der Genehmigungs-Mail ein Zahlungshinweis mit IBAN und Verwendungszweck-Vorlage eingefügt werden.
Belegung öffentlich auf der Vereinsseite anzeigen
Zeigen Sie freie und belegte Termine direkt auf eurer eigenen Internetseite, zum Beispiel auf einer WordPress-Seite. Besucher können auf Wunsch eine Anfrage stellen, ohne sich anzumelden.
So aktivieren Sie die Anzeige
- Öffnen Sie das gewünschte Vereinsheim und gehen Sie auf den Reiter „Einstellungen".
- Suchen Sie den Bereich „Öffentliche Belegungsanzeige" und schalten Sie „Anzeige aktivieren" ein.
- Legen Sie fest, ob Besucher Anfragen senden dürfen und ob die Raumnamen bei belegten Terminen zu sehen sind.
- Optional: Tragen Sie einen Einleitungstext ein, zum Beispiel mit Ansprechpartner, Preisen oder Hinweisen zur Vermietung.
- Klicken Sie auf „Speichern". Danach erscheinen ein Direktlink und ein Einbettcode.
Auf der eigenen Seite einbauen
- Direktlink: Verlinken Sie ihn auf eurer Vereinsseite oder geben Sie ihn an Interessenten weiter.
- Einbettcode: Kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn auf eurer Webseite ein. In WordPress geht das über einen „Custom HTML"-Block. Der Kalender erscheint dann direkt auf der Seite.
Stellt ein Besucher eine Anfrage, gibt er Name, E-Mail, bei Bedarf Telefon und eine kurze Nachricht an. Die Anfrage landet im gewohnten Ablauf unter dem Reiter „Buchungen" mit dem Status „Zur Prüfung". Der Verein erhält eine interne Benachrichtigung, der Anfragende eine Bestätigung per E-Mail.
Häufige Fragen
Der Menüpunkt „Vereinsheim" ist nicht sichtbar
Aktivieren Sie das Modul unter Verwaltung > Verein > Vereinsdaten, Reiter „Flächen & Ausstattung", Schalter „Vereinsheim" einschalten und speichern. Nach einem Neuladen der Seite erscheint der Punkt unter Arbeitsbereich > Dokumente.
Kein Code-Pool-Tab sichtbar
Der Tab „Code-Pool" erscheint nur, wenn die Code-Strategie auf „Manueller Pool" oder „Beides" gesetzt ist. Prüfen Sie dies unter Tab „Einstellungen".
Wann kommt der Zugangscode?
Der Code wird nach dem Klick auf „Zahlung erfassen / Codes senden" automatisch per E-Mail versendet. Bei der Strategie „Keine Codes / Schlüsselübergabe" wird kein Code versendet.
Zeitraum ist bereits belegt
Das Portal zeigt beim Absenden einen Hinweis, wenn der gewünschte Zeitraum bereits vergeben oder gesperrt ist. Das Mitglied kann im Reiter „Verfügbarkeit" nachsehen, wann das Vereinsheim frei ist, und einen anderen Zeitraum oder Raum wählen.
Buchung für ein Mitglied ohne Portal anlegen
Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Dokumente > Vereinsheim, Reiter „Buchungen", und klicken Sie auf „Buchung anlegen". Dort können Sie ein Mitglied aus der Liste wählen oder einen externen Mieter mit Name, E-Mail und Telefon erfassen.
Manueller Pool hat zu wenig Codes
Die Software prüft vor dem Versand, ob genügend freie Codes im Pool vorhanden sind. Ist der Pool leer oder zu klein, wird eine Warnung angezeigt. Füllen Sie den Pool im Reiter „Code-Pool" auf.
Sehen Besucher, wer das Vereinsheim gebucht hat?
Nein. In der öffentlichen Belegungsanzeige stehen keine Namen und keine Kontaktdaten. Besucher sehen nur, ob ein Zeitraum frei, belegt oder vorgemerkt ist. Raumnamen erscheinen nur, wenn Sie das in den Einstellungen ausdrücklich einschalten.
Was bedeutet ein vorgemerkter Termin?
Ein Termin ist vorgemerkt, sobald eine Anfrage dafür eingegangen ist, der Vorstand aber noch nicht entschieden hat. Erst nach der Genehmigung wird der Termin als fest belegt angezeigt. So sehen Interessenten frühzeitig, dass für diesen Tag schon Interesse besteht.