Abläufe planen und durchführen
Ein Ablauf ist eine interne Checkliste für wiederkehrende Vereinsarbeit. Er zeigt die Reihenfolge, Zuständigkeiten, Fristen, Freigaben und passende Arbeitsbereiche. So bleibt für den Vorstand sichtbar, was als Nächstes ansteht.
Was ein Ablauf bewirkt und was nicht
Dafür ist ein Ablauf da
- Aufgaben in eine feste Reihenfolge bringen
- Rollen, Termine und Wartezeiten intern abstimmen
- Freigaben sichtbar bestätigen
- Passende Bereiche in Laubenmeister verlinken
- Start, Änderungen und Bestätigungen im Verlauf festhalten
Diese Arbeiten bleiben bewusst getrennt
Ein Ablauf versendet keine E-Mails und erstellt keine Buchung oder Rechnung. Er ändert auch keinen fachlichen Status, zum Beispiel an einer Begehung, einem Mangel, einer Ablesung oder einer Zahlung.
Öffnen Sie dafür den verlinkten Arbeitsbereich und führen Sie die fachliche Aktion dort aus. Erst danach bestätigen Sie den zugehörigen Schritt im Ablauf.
1) Vorlage auswählen und anpassen
Aus der Vorlage wird Ihr Entwurf
Der Entwurf legt fest, welche Schritte ein neuer Ablauf erhält.
- Öffnen Sie Abläufe und wählen Sie links eine passende Vorlage.
- Klicken Sie einen Schritt an. Rechts können Sie Titel, Hinweis, Zuständigkeit, Frist und den passenden Link bearbeiten.
- Schalten Sie Schritte aus, die Ihr Verein nicht braucht. Sie bleiben im Entwurf und können später wieder aktiviert werden.
- Ergänzen oder verschieben Sie Schritte und wählen Sie dann Entwurf speichern.
Für jeden Schritt können Sie eine zuständige Person aus den Funktionären des Vereins auswählen. In der Auswahl stehen Amtsbezeichnung und Name. Ändert sich die Besetzung oder wird der Funktionär entfernt, ordnen Sie den Schritt neu zu. Auch laufende Abläufe lassen sich so zuordnen. Bestehende Abläufe funktionieren weiterhin ohne Personenzuordnung; die Bearbeitungsrechte ändern sich dadurch nicht.
Änderungen am Entwurf gelten nur für Abläufe, die Sie danach neu starten. Bereits gestartete Abläufe behalten ihre bisherigen Schritte.
2) Einen eigenen Ablauf starten
Gespeicherten Entwurf übernehmen
- Wählen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten.
- Geben Sie unter Gestartete Abläufe einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel „Mitgliederversammlung Oktober 2026“.
- Klicken Sie auf Ablauf starten. Laubenmeister übernimmt die eingeschalteten Schritte als eigene Kopie.
- Öffnen Sie den neuen Eintrag. Der erste Schritt ist sofort aktiv; spätere Schritte folgen der Reihe nach.
3) Schritte bearbeiten und bestätigen
Aufgabe
Wartezeit
Freigabe
Zuständigkeit und Termin können Sie in einem laufenden Ablauf anpassen. Der Verlauf zeigt, wann ein Ablauf gestartet, geändert oder bestätigt wurde.
4) Ablauf abschließen
Der letzte Schritt beendet den Ablauf
Sobald der letzte Schritt erledigt oder freigegeben ist, wechselt der Ablauf zu Abgeschlossen. Sie finden ihn dann über die gleichnamige Auswahl oberhalb der Liste.
Der abgeschlossene Ablauf bleibt mit seinen Schritten und seinem Verlauf erhalten. Eine eigene Löschfunktion gibt es derzeit nicht.
Welche Vorlagen gibt es?
Pächterwechsel
Kündigung prüfen, Wertermittlung vorbereiten, Nachfolge freigeben und Übergabe dokumentieren.
Vorstandssitzung
Tagesordnung vorbereiten und freigeben, anschließend das Protokoll festhalten.
Jahresabrechnung und SEPA
Abrechnungsgrundlagen, Verbrauchsdaten, Entwürfe, interne Freigaben und Zahlungsabstimmung koordinieren.
Begehung und Mängelbeseitigung
Prüfung, Zuständigkeit, Nachweise, Fristen, Nachbegehung und internen Abschluss ordnen.
Mitgliederversammlung
Fristen, Einladungskreis, Termin, Tagesordnung, Anwesenheit, Protokoll und Ablage vorbereiten.
Zählerablesung und Nachbearbeitung
Ablesezeitraum und Rundgang vorbereiten, Ausnahmen klären und die Ergebnisse intern prüfen.
Bereit für den ersten Ablauf?
Wählen Sie eine Vorlage, passen Sie nur die nötigen Schritte an und speichern Sie den Entwurf vor dem Start.
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