1) Wie funktioniert das Benachrichtigungssystem?
Zwei Kanäle, ein gemeinsames Ziel: Mitglieder rechtzeitig informieren.
Laubenmeister kann Ihre Mitglieder auf zwei Wegen erreichen:
- E-Mail: Das System sendet eine E-Mail, wenn ein neues Ereignis vorliegt, z. B. ein neuer Brief, eine Rechnung oder ein Termin. Die E-Mail geht über Ihr hinterlegtes Vereins-Mailkonto. Falls kein Konto verbunden ist, kann optional der Versand über Laubenmeister als Ausweichweg genutzt werden.
- App-Push: Mitglieder, die die Laubenmeister-App auf ihrem Smartphone installiert haben (iOS oder Android), erhalten direkte Mitteilungen auf das Gerät.
2) Vereinsweite Einstellungen festlegen
Gehen Sie zu Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen (/dashboard/einstellungen/portal-benachrichtigungen).
E-Mail-Benachrichtigungen einrichten
Hauptschalter und Fallback-Option für den E-Mail-Kanal.
- Öffnen Sie Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen.
- Im Abschnitt „E-Mail" finden Sie den Schalter „E-Mail-Benachrichtigungen". Das ist der Hauptschalter für alle E-Mail-Typen. Aktivieren Sie ihn, damit der Kanal grundsätzlich genutzt wird.
- Optional: Aktivieren Sie „Fallback über Laubenmeister", damit Benachrichtigungen auch dann versendet werden können, wenn kein gültig verbundenes Vereins-Mailkonto vorhanden ist.
- Optional: Aktivieren Sie „Termin-E-Mails auch ohne Portal-Zugang", damit Termin-Benachrichtigungen auch an Mitglieder ohne Portal-Konto gesendet werden. Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse und die E-Mail-Einwilligung des Mitglieds.
App-Push-Mitteilungen einrichten
Hauptschalter für den App-Push-Kanal.
- Öffnen Sie Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen.
- Im Abschnitt „Push" finden Sie den Schalter „Push-Mitteilungen". Das ist der Hauptschalter für alle App-Pushes. Aktivieren Sie ihn.
- Ein Push wird nur gesendet, wenn der Verein Push erlaubt, das Mitglied die Kategorie nicht abgewählt hat und auf seinem Gerät die App mit aktiver Push-Erlaubnis installiert ist.
3) Benachrichtigungstypen pro Kategorie steuern
Legen Sie fest, welche Ereignisse per E-Mail und/oder Push gemeldet werden sollen.
Unterhalb der Hauptschalter sehen Sie die Tabelle „Benachrichtigungstypen". Jede Zeile steht für eine Kategorie. Zwei Spalten zeigen, ob E-Mail und Push für diese Kategorie erlaubt sind:
| Kategorie | Push | Anlass | |
|---|---|---|---|
| Briefe | ja | ja | Neue Briefe und wichtige Mitteilungen |
| Termine | ja | ja | Neue Termine, Änderungen und Erinnerungen |
| Rechnungen | ja | ja | Neue Rechnungen und Zahlungserinnerungen |
| Dokumente | ja | ja | Neue freigegebene Dokumente |
| Bauanträge | ja | ja | Statusänderungen und Rückfragen |
| Aufgaben | - | ja | Neue Aufgaben und Arbeitsprojekt-Erinnerungen |
| Kommunikation | - | ja | Vorstandsaustausch, Funktionärs-Chat und Support-Antworten |
| Vorstand & Verwaltung | - | ja | Mitgliedsdatenänderungen, Bewerbungen, Clubhaus und Website-Anfragen |
Jeder Schalter in der Tabelle hängt vom jeweiligen Hauptschalter ab: Ist der Hauptschalter für E-Mail ausgeschaltet, können die Einzel-Schalter nicht betätigt werden.
4) Versand-Statistik und Verlauf auswerten
Arbeitsbereich > Kommunikation > Benachrichtigungen (/dashboard/portal-analytics)
Unter Arbeitsbereich > Kommunikation > Benachrichtigungen sehen Sie eine Auswertung aller versendeten Portal-Benachrichtigungen Ihres Vereins:
- Gesamt versendet: Gesamtanzahl aller bisher erfolgreich versendeten E-Mail-Benachrichtigungen.
- Letzte 7 Tage: Anzahl der Benachrichtigungen aus den vergangenen sieben Tagen.
- Fehlgeschlagen: Anzahl der Benachrichtigungen, die nicht zugestellt werden konnten. Bei Auffälligkeit prüfen Sie Ihr E-Mail-Konto unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten.
- Aktive Mitglieder: Anzahl der Mitglieder mit aktivem Status.
Benachrichtigungen nach Typ
Ein Balkendiagramm zeigt, wie sich die versendeten Benachrichtigungen auf die Typen Briefe, Termine, Rechnungen, Dokumente und Bauanträge verteilen.
Mitglieder-Einstellungen
- Benachrichtigungen aktiv: Wie viele Mitglieder E-Mail-Benachrichtigungen nicht abgewählt haben.
- Tägliche Zusammenfassung: Mitglieder, die eine tägliche Digest-E-Mail gewählt haben.
- Wöchentliche Zusammenfassung: Mitglieder, die eine wöchentliche Digest-E-Mail gewählt haben.
5) Persönliche Einstellungen der Mitglieder
Jedes Mitglied steuert seine eigenen Präferenzen im Portal.
Die vereinsweiten Einstellungen legen fest, was grundsätzlich erlaubt ist. Jedes Mitglied kann darüber hinaus im Portal unter „Einstellungen" seine Präferenzen anpassen:
- E-Mail-Benachrichtigungen für den eigenen Account ein- oder ausschalten.
- Häufigkeit wählen: sofortige Benachrichtigung, tägliche Zusammenfassung oder wöchentliche Zusammenfassung.
- Einzelne Kategorien (Briefe, Termine usw.) individuell an- oder abwählen, sofern der Verein die jeweilige Kategorie erlaubt hat.
6) Vorstands-Benachrichtigungen: Wer im Vorstand wird worüber informiert?
Verwaltung > Mitglieder > Vorstands-Benachrichtigungen (/dashboard/einstellungen/vorstand-benachrichtigungen)
Die Schritte 2 bis 5 regeln, wie Ihre Mitglieder informiert werden. Die Vorstands-Benachrichtigungen regeln das Gegenstück: Wer im Vorstand erfährt es, wenn von außen etwas hereinkommt, zum Beispiel eine neue Buchungsanfrage für das Vereinsheim oder ein Bauantrag. So landet nicht jede Meldung bei allen, sondern bei den zuständigen Personen.
Für jedes Ereignis legen Sie zwei Dinge fest:
Auf welchem Weg?
- Dashboard: als Hinweis an der Glocke im Verwaltungsbereich.
- E-Mail: als Nachricht an das Postfach.
- App-Push: als Mitteilung auf das Smartphone.
Je nach Ereignis stehen nicht alle drei Wege zur Verfügung. Eine neue Kündigung kann zum Beispiel über Dashboard und App-Push gemeldet werden, eine Einwilligungsänderung nur per E-Mail.
Wer bekommt es?
- Alle Funktionäre: jeder eingetragene Funktionär (Standard).
- Bestimmte Positionen: nur ausgewählte Ämter, zum Beispiel nur der Kassierer bei Versicherungs-Erinnerungen.
- Feste Adressen: nur die von Ihnen eingetragenen E-Mail-Adressen.
Die Positionen stammen aus Ihrer Funktionäre-Verwaltung. Sind dort noch keine Ämter hinterlegt, nutzen Sie feste Adressen.
Diese Ereignisse können Sie einzeln steuern:
| Bereich | Ereignis |
|---|---|
| Vermietung | Vereinsheim: neue Buchungsanfrage |
| Mitglieder | Änderungsantrag zu den Mitgliedsdaten, geänderte Einwilligung (E-Kommunikation oder Zeitungsabo) |
| Anträge & Kommunikation | Neuer Bauantrag, Nachricht eines Mitglieds im Vorstands-Chat, Anfrage über das Kontaktformular der Vereinswebsite |
| Parzellen | Neue Kündigung einer Parzelle |
| Versicherungen | Erinnerungen zu Kündigungsfristen, auslaufenden Policen und fälligen Prämien |
| Marktplatz | Eine Kleinanzeige wurde gemeldet und braucht Prüfung |
Typische Abläufe
Erstkonfiguration: Benachrichtigungen aktivieren
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad oben in der Seitenleiste).
- Wählen Sie Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen.
- Aktivieren Sie den Schalter „E-Mail-Benachrichtigungen".
- Aktivieren Sie bei Bedarf den Schalter „Push-Mitteilungen".
- Prüfen Sie in der Tabelle „Benachrichtigungstypen", welche Kategorien per E-Mail und Push erlaubt sein sollen. Schalten Sie unerwünschte Kategorien aus.
- Alle Änderungen werden sofort wirksam.
Versand prüfen, wenn Mitglieder keine E-Mails erhalten
- Prüfen Sie unter Arbeitsbereich > Kommunikation > Benachrichtigungen, ob der Zähler „Fehlgeschlagen" größer als null ist.
- Wenn ja: Prüfen Sie das E-Mail-Konto unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten.
- Prüfen Sie, ob der Hauptschalter „E-Mail-Benachrichtigungen" unter Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen eingeschaltet ist.
- Prüfen Sie, ob die betroffene Kategorie (z. B. „Termine") in der Tabelle „Benachrichtigungstypen" aktiviert ist.
- Prüfen Sie, ob das betroffene Mitglied E-Mail-Benachrichtigungen nicht im Portal abgewählt hat.
Hinweis zu Push-Mitteilungen
App-Push-Mitteilungen werden nur an Geräte gesendet, auf denen die Laubenmeister-App installiert ist und Push-Meldungen erlaubt wurden. Mitglieder ohne App erhalten keine Push-Nachricht, auch wenn der Verein Push aktiviert hat. E-Mail bleibt in diesem Fall der zuverläs sigere Kanal.
Zusammenhang mit der Benutzerverwaltung
Damit Mitglieder über das Portal Benachrichtigungen erhalten können, brauchen sie einen aktiven Portal-Zugang. Wie Sie Portal-Zugänge vergeben, erfahren Sie in der Anleitung zur Benutzerverwaltung.
Häufige Fragen
Warum erhalten Mitglieder keine E-Mails?
Prüfen Sie drei Dinge: Erstens, ob der Hauptschalter „E-Mail-Benachrichtigungen" unter Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen eingeschaltet ist. Zweitens, ob das E-Mail-Konto unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten gültig verbunden ist. Drittens, ob das jeweilige Mitglied E-Mail-Benachrichtigungen im Portal nicht selbst abgeschaltet hat.
Kann ich nur bestimmte Typen aktivieren?
Ja. Unter Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen schalten Sie in der Tabelle „Benachrichtigungstypen" jede Kategorie (Briefe, Termine, Rechnungen, Dokumente, Bauanträge usw.) einzeln ein oder aus, getrennt für E-Mail und Push.
Was ist der Unterschied zwischen sofort und Zusammenfassung?
Bei sofortiger Benachrichtigung erhalten Mitglieder eine E-Mail, sobald ein Ereignis eintritt. Bei der täglichen oder wöchentlichen Zusammenfassung werden mehrere Ereignisse gesammelt und in einer gemeinsamen E-Mail versendet. Die Mitglieder wählen diese Option in ihren eigenen Portal-Einstellungen.
Was ist die Option „Fallback über Laubenmeister"?
Wenn Ihr Verein kein eigenes E-Mail-Konto in Laubenmeister hinterlegt hat, kann das System als Ausweichweg über die Laubenmeister-Infrastruktur versenden. Aktivieren Sie dazu den Schalter „Fallback über Laubenmeister" unter Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen.
Wie bekommen Mitglieder ohne Portal-Konto Termin-E-Mails?
Aktivieren Sie die Option „Termin-E-Mails auch ohne Portal-Zugang" unter Verwaltung > Mitglieder > Portal-Benachrichtigungen. Die E-Mail wird nur versandt, wenn beim Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und die E-Mail-Einwilligung (eComms-Consent) vorliegt. Die Option ist nur wählbar, wenn sowohl der E-Mail-Hauptschalter als auch die Kategorie „Termine" eingeschaltet sind.
Wie prüfe ich, wie viele Mitglieder Push nutzen?
Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Kommunikation > Benachrichtigungen. Im Abschnitt „Mitglieder-Einstellungen" sehen Sie, wie viele Mitglieder E-Mail-Benachrichtigungen aktiv haben sowie wie viele die tägliche bzw. wöchentliche Zusammenfassung gewählt haben. Eine gesonderte Push-Zahl wird dort nicht ausgewiesen, da diese von den installierten Geräten abhängt.
Was ist der Unterschied zwischen Portal- und Vorstands-Benachrichtigungen?
Portal-Benachrichtigungen gehen an Ihre Mitglieder (neuer Brief, neue Rechnung, neuer Termin). Vorstands-Benachrichtigungen gehen an den Vorstand und melden, wenn etwas von außen hereinkommt, zum Beispiel eine Buchungsanfrage für das Vereinsheim oder ein Bauantrag. Beide stellen Sie getrennt ein, unter Verwaltung > Mitglieder.
Wie sorge ich dafür, dass nur der Kassierer Versicherungs-Erinnerungen bekommt?
Öffnen Sie Verwaltung > Mitglieder > Vorstands-Benachrichtigungen und gehen Sie zum Ereignis „Versicherungs-Erinnerungen". Wählen Sie bei „Wer bekommt es?" die Option „Bestimmte Positionen" und kreuzen Sie nur das Amt des Kassierers an. Klicken Sie zum Schluss auf „Speichern". Voraussetzung ist, dass das Amt in der Funktionäre-Verwaltung hinterlegt ist.