Der Dreistufen-Prozess: Anmeldung, Meldung, Freigabe
Jedes Arbeitsprojekt durchläuft drei klar getrennte Schritte.
1. Anmeldung
Das Mitglied meldet sich über das Portal verbindlich für den Einsatz an. Erst nach Anmeldung können Stunden gemeldet werden.
2. Meldung
Nach dem Einsatz meldet das Mitglied seine geleisteten Stunden (oder bestätigt den pauschalen Einsatz als erledigt) ebenfalls über das Portal.
3. Freigabe
Der Vorstand prüft die Meldung und gibt die Stunden frei. Erst nach Freigabe zählen sie auf die Pflichtstunden des Mitglieds an.
1) Arbeitsprojekt anlegen
Menüpfad: Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsprojekte, dann „Neues Arbeitsprojekt"
Pflichtfelder und Grunddaten
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsprojekte (/dashboard/arbeitsprojekte).
- Klicken Sie auf „Neues Arbeitsprojekt".
- Tragen Sie einen Titel ein (Pflichtfeld, z. B. „Hecken schneiden" oder „Wegebau Abteilung 3").
- Ergänzen Sie optional eine Beschreibung, damit Mitglieder verstehen, was geplant ist.
- Wählen Sie das Startdatum. Ohne Datum erscheint das Projekt als „Termin offen" und Anmeldung sowie Einsatzmeldung sind erst nach Terminsetzung möglich.
- Bei mehrtägigen Einsätzen können Sie zusätzlich ein Enddatum eintragen (nur sinnvoll, wenn ein Startdatum gesetzt ist).
- Optional: Startzeit und Endzeit angeben (nur verfügbar, wenn ein Datum gesetzt ist).
Weitere Einstellungen
- Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch oder Kritisch. Die Sortierung „Priorität" auf der Übersicht richtet sich danach.
- Status: „Entwurf (nicht sichtbar)" bedeutet, das Projekt ist noch intern und für Mitglieder nicht sichtbar. Erst ab „Geplant" erscheint es im Mitgliederportal.
- Ort: Optionaler Hinweis für die Teilnehmer, wo der Einsatz stattfindet.
- Benötigte Teilnehmer: Richtzahl, wie viele Personen gebraucht werden. Wird im Portal angezeigt.
- Stundentyp: Verknüpft das Projekt mit einer Arbeitsstunden-Kategorie. Nur Projekte mit Stundentyp zählen als Pflichtstunden. Ohne Auswahl ist es ein Termin ohne Stundengutschrift.
- Max. anrechenbare Stunden je Pächter: Begrenzt, wie viele Stunden pro Teilnehmer höchstens gutgeschrieben werden. Leer lassen bedeutet keine Begrenzung.
Stundenerfassungstyp (nur bei Bearbeitung sichtbar)
Im Bearbeitungsmodus eines Projekts können Sie den Stundenerfassungstyp festlegen:
- Einzelregistrierung: Jedes Mitglied trägt nach dem Einsatz selbst die geleisteten Stunden ein und reicht sie ein.
- Pauschale Stundenzahl: Der Vorstand legt eine feste Stundenzahl fest. Das Mitglied meldet den Einsatz nur als erledigt (ohne eigene Zeitangabe). Der Vorstand gibt danach die pauschale Stundenzahl frei.
Planung und Vorbereitung (intern)
Der Abschnitt „Planung und Vorbereitung" ist für interne Notizen des Vorstands gedacht und für Mitglieder nicht sichtbar. Vier Felder stehen zur Verfügung:
- Was muss alles gemacht werden? To-dos und Aufgaben vorab.
- Was planen wir zukünftig? Ideen und spätere Projektphasen.
- Welche Vorarbeit ist nötig? Vorbereitungen, Abstimmungen, Abhängigkeiten.
- Welches Material wird benötigt? Material, Anschaffungen, Lieferbedarf.
- Benötigte Anträge / Genehmigungen: Bauanträge, Behördenkontakte.
2) Projektstatus und Priorität
Status und Datum sind voneinander entkoppelt.
Entwurf
Interne Planung, für Mitglieder nicht sichtbar. Keine Anmeldung möglich.
Geplant
Im Portal sichtbar. Mitglieder können sich anmelden oder ablehnen.
In Bearbeitung
Einsatz läuft. Stundenmeldungen werden entgegengenommen.
Abgeschlossen
Einsatz beendet. Freigaben können noch nachgeholt werden.
Storniert
Projekt wurde abgesagt. Keine weiteren Aktionen möglich.
Prioritäten
Die vier Prioritätsstufen lauten: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch. Wenn Sie die Sortierung „Priorität" wählen, erscheinen Projekte mit „Kritisch" ganz oben in der Liste.
3) Teilnehmer und Verantwortliche
Mitglieder können sich selbst anmelden oder vom Vorstand hinzugefügt werden.
Verantwortliche
- Öffnen Sie das gewünschte Projekt und klicken Sie auf „Details".
- Im Abschnitt „Verantwortliche" können Sie ein oder mehrere Mitglieder als Ansprechpartner für dieses Projekt eintragen.
- Verantwortliche erhalten Benachrichtigungen, wenn sich Mitglieder anmelden (sofern die Benachrichtigungslogik auf „Projekt-Verantwortliche" gesetzt ist).
Teilnehmer direkt hinzufügen
- Im Bearbeitungsformular des Projekts finden Sie den Abschnitt „Teilnehmer hinzufügen".
- Nutzen Sie die Mitgliedersuche (nach Name oder Mitgliedsnummer) und die Filter, um geeignete Mitglieder zu finden.
- Verfügbare Filter: Parzelle, Parzellentyp, Mitgliedstyp, Pflichtstundentyp, Offene Stunden (Kategorie), Stundenjahr und Schlagworte.
- Mit dem Häkchen „Nur Mitglieder mit offenen Pflichtstunden" können Sie gezielt Mitglieder finden, die noch Stunden nachholen müssen.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen" neben einem Mitglied oder auf „Alle hinzufügen" für alle Suchergebnisse auf einmal.
- Speichern Sie das Formular mit „Speichern".
4) Anmeldung durch Mitglieder (Portal)
Mitglieder melden sich selbst im Mitgliederportal an.
- Das Mitglied meldet sich im Mitgliederportal an und öffnet den Bereich „Dienste".
- Dort sind alle Arbeitsprojekte mit Status „Geplant" oder „In Bearbeitung" und festem Termin aufgeführt.
- Das Mitglied klickt auf „Anmelden". Die Anmeldung wird sofort als verbindliche Zusage gezählt und erscheint im Dashboard des Vorstands unter Schritt 1 „Anmeldung".
- Alternativ kann das Mitglied auf „Nicht teilnehmen" klicken. Diese Entscheidung kann später mit „Nicht-Teilnahme zurücknehmen" widerrufen werden, solange noch keine Stunden gemeldet wurden.
- Eine Abmeldung ist mit der Schaltfläche „Abmelden" möglich, solange noch keine Stunden eingetragen sind.
5) Durchführung und Stundenmeldung
Nach dem Einsatz meldet das Mitglied seine geleisteten Stunden.
Einzelregistrierung: Mitglied meldet selbst
- Das Mitglied öffnet im Portal den Bereich „Dienste" und wählt das Projekt.
- Es klickt auf „Einsatz melden".
- Es trägt die geleisteten Stunden ein und bestätigt die Meldung. Die Stunden liegen danach unter Schritt 2 zur Prüfung vor.
Pauschal: Mitglied meldet Fertigstellung
- Das Mitglied öffnet das Projekt im Portal.
- Es klickt auf „Fertig melden". Es muss keine Stundenzahl eingeben, da der Vorstand die pauschale Zahl bereits festgelegt hat.
- Die Meldung erscheint im Dashboard als „Stunden gemeldet" und wartet auf Vorstandsfreigabe.
6) Freigabe der Stunden durch den Vorstand
Erst nach Freigabe zählen die Stunden für das Mitglied.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsprojekte.
- Auf der Übersichtsseite sehen Sie die Kacheln „Warten auf Vorstand" (Anzahl der Projekte mit offenen Freigaben) und „Vollständig freigegeben".
- Klicken Sie bei einem Projekt auf „Details", um es zu öffnen.
- Im Abschnitt „Teilnehmer und Arbeitsstunden" sehen Sie für jedes Mitglied die drei Spalten: 1. Anmeldung, 2. Meldung des Mitglieds, 3. Freigabe Vorstand.
- Sobald ein Mitglied seinen Einsatz gemeldet hat und der Termin liegt in der Vergangenheit (oder das Projekt ist abgeschlossen), erscheint die Schaltfläche „Jetzt freigeben".
- Klicken Sie auf „Jetzt freigeben". Die Stunden werden sofort gutgeschrieben und zählen auf die Pflichtstunden des Mitglieds an.
- Eine Freigabe kann mit „Freigabe entfernen" rückgängig gemacht werden, falls ein Fehler unterlaufen ist.
7) Anrechnung auf Pflichtstunden
Freigegebene Stunden fließen automatisch in die Pflichtstunden-Abrechnung.
- Freigegebene Stunden erscheinen im Arbeitsstunden-Konto des Mitglieds unter der verknüpften Kategorie.
- Das Mitglied sieht seinen aktuellen Stand jederzeit im Portal unter „Arbeitsstunden" (/portal/arbeitsstunden): geleistete Stunden, Pflichtstunden und ein eventuelles Defizit.
- Wenn ein Projekt keinen Stundentyp hat, werden keine Pflichtstunden gutgeschrieben. Das Projekt bleibt ein reiner Termin.
- Das Feld „Max. anrechenbare Stunden je Pächter" begrenzt die Gutschrift pro Teilnehmer, auch wenn das Mitglied mehr Stunden gemeldet hat.
- Bei pauschaler Erfassung wird nach Freigabe die vom Vorstand festgelegte pauschale Stundenzahl gutgeschrieben, unabhängig davon, wie lange der Einsatz tatsächlich gedauert hat.
8) Benachrichtigungen einstellen
Legen Sie fest, wer bei neuen Anmeldungen informiert wird.
Auf der Übersichtsseite der Arbeitsprojekte sehen Vorstände und Administratoren den Abschnitt „Benachrichtigungen für Arbeitsstunden". Folgende Empfängerlogiken stehen zur Auswahl:
- Projekt-Verantwortliche: Neue Anmeldungen gehen an die im Projekt hinterlegten Verantwortlichen. Sind keine eingetragen, werden automatisch alle Admins und Vorstände informiert.
- Bestimmte Vorstandsrolle: Benachrichtigung gezielt an eine ausgewählte Rolle (z. B. „Geräteobmann").
- Bestimmte Person: Eine einzelne Person erhält alle Benachrichtigungen.
- Alle Admins/Vorstände: Jede Anmeldung geht an alle Admins und Vorstände des Vereins.
Zusätzlich können Sie eine Erinnerung vor dem Termin aktivieren. Wählen Sie 1, 2, 3 oder 7 Tage vor dem Termin. Die Erinnerung geht an dieselben Empfänger wie die Anmeldungsbenachrichtigung.
Klicken Sie anschließend auf „Einstellung speichern".
Reiter auf der Übersichtsseite
Die Projektliste ist in vier Reiter unterteilt.
Alle Projekte
Vollständige Liste aller Arbeitsprojekte unabhängig vom Status.
Entwürfe
Interne Planungen, die noch nicht für Mitglieder freigegeben sind.
Aktuelle Projekte
Alle Projekte mit Status „Geplant" oder „In Bearbeitung".
Abgeschlossene Projekte
Alle Projekte mit Status „Abgeschlossen" oder „Storniert".
Häufige Fragen
Mitglieder sehen das Projekt nicht
Prüfen Sie den Status des Projekts. Projekte mit Status „Entwurf" sind nur intern sichtbar. Setzen Sie den Status auf „Geplant", damit das Projekt im Portal erscheint. Prüfen Sie außerdem, ob ein Datum hinterlegt ist. Ohne Datum erscheint zwar der Eintrag, aber Anmeldung und Einsatzmeldung sind gesperrt.
Stunden zählen nicht als Pflichtstunden
Nur Projekte, denen ein Stundentyp zugewiesen ist, zählen als Pflichtstunden. Öffnen Sie das Projekt und tragen Sie im Feld „Stundentyp" die passende Arbeitsstunden-Kategorie ein. Vergessen Sie nicht, auf „Speichern" zu klicken. Die Gutschrift wirkt sich erst nach der Vorstandsfreigabe auf das Stundenkonto aus.
Wann erscheint die Schaltfläche „Jetzt freigeben"?
Die Schaltfläche „Jetzt freigeben" erscheint, wenn das Mitglied seinen Einsatz gemeldet hat und der Termin in der Vergangenheit liegt oder das Projekt den Status „Abgeschlossen" hat. Liegt das Datum noch in der Zukunft, wird stattdessen der Hinweis „Freigabe erscheint nach dem Termin" angezeigt.
Mitglied kann sich nicht abmelden
Eine Abmeldung ist nur möglich, solange noch keine Stunden für das Mitglied eingetragen sind. Sind bereits Stunden vorhanden, ist die Schaltfläche „Abmelden" gesperrt, und die Seite zeigt einen Hinweis. In diesem Fall muss der Vorstand den Teilnehmer gegebenenfalls über die Detail-Bearbeitung manuell entfernen.
Sammeleintrag für viele Mitglieder
Wenn die Funktion „Sammeleintrag" aktiviert ist, erscheint auf der Übersichtsseite die Schaltfläche „Sammeleintrag". Damit können Sie Arbeitsstunden für mehrere Mitglieder gleichzeitig erfassen, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen. Die Funktion muss vom Systemadministrator freigeschaltet werden.
Unterschied Einzelregistrierung und Pauschale
Bei Einzelregistrierung gibt jedes Mitglied nach dem Einsatz selbst die geleisteten Stunden an. Bei pauschaler Stundenzahl legt der Vorstand die Stunden vorab fest. Das Mitglied muss nur bestätigen, dass es teilgenommen hat (Schaltfläche „Fertig melden"). Der Vorstand gibt dann die pauschale Stundenzahl frei. Diese Option ist praktisch für Einsätze mit fester Dauer, z. B. eine dreistündige Mähaktion.