1) Jubiläenseite aufrufen
Die Übersicht aller Jubiläen und Geburtstage im Arbeitsbereich.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Arbeitsbereich befinden (nicht in der Verwaltung). Den Wechsel nehmen Sie über das Symbol oben in der Seitenleiste vor.
- Wählen Sie in der Seitenleiste unter der Gruppe „Mitglieder" den Punkt „Jubiläen" (/dashboard/jubilaeen).
- Die Seite lädt automatisch alle relevanten Daten. Sie sehen drei Zahlkarten oben: „Mitgliedsjubiläen", „Geburtstagsjubiläen" und „Nächste Geburtstage".
2) Mitgliedsjubiläen erkennen
Ehrungen für langjährige Mitgliedschaft
Das System erkennt automatisch runde Mitgliedsjahre.
Auf Basis des Eintrittsdatums jedes Mitglieds berechnet Laubenmeister, wann die Meilensteine 10, 20, 30, 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft erreicht werden. Die Tabelle „Mitgliedsjubiläen" zeigt alle Jubiläen, die innerhalb eines Zeitfensters von einem Jahr vor und nach dem heutigen Datum liegen.
Die Spalten der Tabelle sind:
- Mitglied: Name des Vereinsmitglieds.
- Jubiläum: Meilenstein, z. B. „25 Jahre" oder „50 Jahre".
- Datum: Der genaue Jubiläumstag.
- Status: Farbige Kennzeichnung, ob das Jubiläum heute stattfindet, in wenigen Tagen ansteht, bereits kurz zurückliegt oder noch weiter entfernt ist.
Geburtstagsjubiläen
Besondere runde Geburtstage auf einen Blick.
Neben den Mitgliedsjubiläen erkennt das System auch besondere runde Geburtstage: den 60., 70. und 80. Geburtstag. Diese erscheinen in der separaten Tabelle „Geburtstagsjubiläen" mit denselben Spalten wie die Mitgliedsjubiläen.
Die Tabelle wird nur angezeigt, wenn tatsächlich Jubiläen im Zeitfenster liegen.
3) Nächste Geburtstage im Blick behalten
Alle anstehenden Geburtstage unabhängig von runden Jubiläums-Stufen.
Die Tabelle „Nächste Geburtstage" listet alle Mitglieder mit Geburtstag im konfigurierten Vorschauzeitraum auf. Standardmäßig sind das 30 Tage. Sie können diesen Wert unter Verwaltung > Mitglieder > Geburtstage anpassen.
Die Spalten der Tabelle sind:
- Mitglied: Name des Vereinsmitglieds.
- Geburtstag: Datum des nächsten Geburtstags und welcher Geburtstag es ist, z. B. „67. Geburtstag".
- Status: Farbige Kennzeichnung (heute, in wenigen Tagen, bald).
- Aktion: Schaltfläche „Glückwunsch senden" für Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Mitglieder ohne E-Mail werden mit dem Hinweis „Keine E-Mail" angezeigt.
Geburtstagsmail manuell versenden
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Jubiläen.
- Suchen Sie das gewünschte Mitglied in der Tabelle „Nächste Geburtstage".
- Klicken Sie in der Spalte „Aktion" auf „Glückwunsch senden". Die Schaltfläche zeigt während des Versands „Sende..." an.
- Eine Erfolgsmeldung erscheint, sobald die E-Mail versendet wurde.
4) Geburtstagsgrüße einrichten
Einstellungen aufrufen
Verwaltung > Mitglieder > Geburtstage
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad- Symbol oben in der Seitenleiste).
- Wählen Sie in der Gruppe „Mitglieder" den Punkt „Geburtstage" (/dashboard/einstellungen/geburtstage).
- Die Seite „Geburtstageeinstellungen" zeigt drei Bereiche: „Anzeige", „Automatischer Versand" und „E-Mail-Vorlage".
Vorschauzeitraum anpassen
Bereich „Anzeige" auf der Einstellungsseite.
- Im Bereich „Anzeige" finden Sie das Feld „Vorschau-Fenster (Tage)".
- Tragen Sie die Anzahl der Tage ein, für die das Dashboard und die Jubiläenseite Geburtstage im Voraus anzeigen sollen. Empfohlen sind 30 Tage.
- Klicken Sie anschließend unten auf „Einstellungen speichern".
5) Geburtstagsmail gestalten
Bereich „E-Mail-Vorlage" auf der Einstellungsseite.
Betreff und Textvorlage
- Im Feld „Betreff" trägt die Standardvorlage den Text „Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag, {{vorname}}!" vor. Sie können ihn beliebig anpassen.
- Im Feld „Textvorlage" schreiben Sie den eigentlichen Mailtext. Die Standardvorlage enthält eine höfliche Gratulation mit Grüße des Vorstands.
- Verwenden Sie Platzhalter, die beim Versand automatisch durch die echten Daten ersetzt werden (siehe Kasten rechts).
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern", damit die Vorlage übernommen wird.
Verfügbare Platzhalter
{{vorname}} - Vorname des Mitglieds
{{nachname}} - Nachname des Mitglieds
{{name}} - Vollständiger Name
{{verein}} - Name Ihres Vereins
{{geburtstag}} - Datum des Geburtstags
{{alter}} - Alter des Mitglieds
6) Automatischen Versand einschalten
Das System versendet Geburtstagsgrüße täglich ohne weiteres Zutun.
- Gehen Sie zu Verwaltung > Mitglieder > Geburtstage.
- Im Bereich „Automatischer Versand" sehen Sie den Schalter „Automatische Zustellung am Geburtstag".
- Schalten Sie diesen Schalter ein.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern".
Wie der automatische Versand funktioniert
- Ein täglicher Hintergrundauftrag prüft jeden Morgen alle Mitglieder aller Vereine.
- Hat ein Mitglied heute Geburtstag und besitzt eine E-Mail-Adresse, wird die Glückwunschmail automatisch versendet, sofern der automatische Versand für Ihren Verein eingeschaltet ist.
- Jeder automatische Versand wird intern protokolliert. Dadurch stellt das System sicher, dass pro Mitglied und Jahr genau eine automatische Mail abgeht.
- Mitglieder ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen.
- Der manuelle Versand über die Schaltfläche „Glückwunsch senden" auf der Jubiläenseite ist davon unabhängig und bleibt stets möglich.
Statusanzeigen im Überblick
Farbige Kennzeichnungen zeigen, wann ein Jubiläum oder Geburtstag stattfindet.
Heute
Das Jubiläum oder der Geburtstag findet heute statt.
In X Tagen
Das Ereignis steht innerhalb von 7 Tagen bevor (orange hervorgehoben).
In X Tagen
Das Ereignis liegt mehr als 7 Tage in der Zukunft.
Vor X Tagen
Das Ereignis liegt bis zu 7 Tage zurück (blau hervorgehoben).
Vor X Tagen
Das Ereignis liegt mehr als 7 Tage zurück.
Häufige Fragen
Ein Mitglied erscheint nicht in der Jubiläenübersicht
Prüfen Sie, ob das Mitglied ein Eintrittsdatum (für Mitgliedsjubiläen) bzw. ein Geburtsdatum (für Geburtstagsjubiläen und Geburtstage) eingetragen hat. Beides lässt sich unter Arbeitsbereich > Mitglieder beim jeweiligen Mitglied nachtragen. Nach dem Speichern erscheint das Mitglied beim nächsten Laden der Jubiläenseite.
Die Schaltfläche „Glückwunsch senden" ist nicht verfügbar
Die Schaltfläche erscheint nur, wenn das Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Fehlt die Adresse, zeigt die Spalte stattdessen „Keine E-Mail". Tragen Sie die E-Mail-Adresse beim Mitglied unter Arbeitsbereich > Mitglieder nach.
Wann wird die automatische Geburtstagsmail versendet?
Der automatische Versand läuft einmal täglich im Hintergrund. Am Geburtstag des Mitglieds wird geprüft, ob bereits eine automatische Mail für dieses Jahr versendet wurde. Falls nicht, wird die Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Der Vorstand muss dafür nichts unternehmen, solange der automatische Versand unter Verwaltung > Mitglieder > Geburtstage eingeschaltet ist.
Kann ich auch dann manuell gratulieren, wenn der automatische Versand aktiv ist?
Ja. Manueller und automatischer Versand sind voneinander unabhängig. Sie können jederzeit auf der Jubiläenseite auf „Glückwunsch senden" klicken, um eine persönliche Mail abzuschicken, unabhängig davon, ob die automatische Mail bereits versendet wurde.
Welche Jubiläums-Stufen werden angezeigt?
Bei Mitgliedsjubiläen werden die Stufen 10, 20, 30, 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft angezeigt. Bei runden Geburtstagen sind es der 60., 70. und 80. Geburtstag. Alle diese Meilensteine werden im Fenster von einem Jahr vor und nach dem heutigen Datum ausgegeben.
Wie ändere ich den Inhalt der Geburtstagsmail?
Gehen Sie zu Verwaltung > Mitglieder > Geburtstage, bearbeiten Sie im Abschnitt „E-Mail-Vorlage" die Felder „Betreff" und „Textvorlage" und klicken Sie auf „Einstellungen speichern". Die neue Vorlage gilt sofort für alle künftigen Versendungen.