Gartenbegehung im Kleingartenverein: Protokollvorlage

Ein Gartenbegehungsprotokoll hält für jede Parzelle fest, was geprüft wurde, welche Feststellung vorliegt und was als Nächstes geschieht. Zu einem offenen Punkt gehören die konkret geprüfte Regelgrundlage, eine zuständige Person, ein begründeter Termin und das Ergebnis der Nachkontrolle. Die Vorlage unten können Sie in ein eigenes Dokument kopieren und an Ihre Anlage anpassen.

Die Vorlage ist eine organisatorische Arbeitshilfe. Welche Anforderungen in Ihrem Verein gelten und welche Maßnahmen zulässig sind, muss der Vorstand anhand der maßgeblichen Unterlagen klären. Sie enthält deshalb keine pauschalen Heckenhöhen, Nachbesserungsfristen oder Zutrittsrechte.

Vor dem Rundgang die Grundlage klären

Legen Sie fest, welchen Zweck die Begehung hat und wer teilnimmt. Prüfen Sie die für Ihre Anlage geltende Gartenordnung und Vertragsunterlagen. Halten Sie die genaue Fassung bereit, damit eine Feststellung später einer konkreten Regel zugeordnet werden kann. Ein Formular eines anderen Vereins ersetzt diese Prüfung nicht.

Der Bundesverband der Kleingartenvereine Deutschlands empfiehlt in seiner Grünen Schriftenreihe 290, Seiten 12 und 13, Beteiligte vorab zu informieren, die Unterlagen einschließlich früherer Protokolle bereitzuhalten und je Garten ein Protokoll zu führen. Planen Sie diese Vorbereitung ein, bevor das Team durch die Anlage geht.

Klären Sie vorab den Zugang zur Parzelle anhand der maßgeblichen Regeln und einer nötigen Vereinbarung. Wenn er ungeklärt bleibt, dokumentieren Sie das. Ein offenes Tor oder die Abwesenheit der pachtenden Person sind kein Ersatz für diese Klärung. Erfinden Sie keine Ergebnisse für Bereiche, die Sie nicht prüfen konnten.

Checkliste für die Vorbereitung

• Zweck, Termin und teilnehmende Personen abstimmen und Beteiligte informieren.
• Zugang und gegebenenfalls einen Ersatztermin klären.
• Gültige Gartenordnung, Vertragsgrundlagen und frühere Protokolle bereitlegen.
• Prüfpunkte aus den tatsächlich geltenden Regeln ableiten; örtliche Maße und Ausnahmen vorher prüfen.
• Zuständigkeit für Gespräch, Notizen und spätere Nachkontrolle festlegen.
• Ablage und berechtigten Empfängerkreis des ausgefüllten Protokolls bestimmen.

Die folgenden Felder sind zum Ausfüllen gedacht. Kopieren Sie den Abschnitt je Parzelle. Für mehrere offene Punkte wiederholen Sie das Blatt „Einzelne Feststellung“ und vergeben fortlaufende Nummern.

Kopiervorlage: Protokoll je Parzelle

Termin und Unterlagen

• Verein und Anlage: ____________________
• Parzellennummer: ____________________
• Datum und Uhrzeit: ____________________
• Zweck der Begehung: ____________________
• Teilnehmende Personen und jeweilige Aufgabe: ____________________
• Pachtende Person anwesend / nicht anwesend: ____________________
• Vorabinformation und geklärter Zugang, Datum und Vermerk: ____________________
• Geprüfte Unterlagen mit Fassung, Datum und Fundstelle: ____________________
• Vorheriges Protokoll und noch offene Punkte, Datum: ____________________
• Nicht zugängliche oder nicht geprüfte Bereiche samt Grund: ____________________

Prüfübersicht

Übernehmen Sie nur Prüfpunkte, die zu Ihrer Anlage und zum Zweck des Termins passen. Unterscheiden Sie „geprüft, ohne Beanstandung“, „Klärung offen“, „Feststellung aufgenommen“ und „nicht geprüft“. Ein leeres Feld bedeutet keine bestandene Prüfung.

• Prüfpunkt aus den Vereinsunterlagen: ____________________
• Ergebnis: ____________________
• Bezug zur Feststellung Nr. oder Grund für offene Prüfung: ____________________

Wiederholen Sie diese drei Felder für jeden Prüfpunkt Ihrer Liste.

Einzelne Feststellung

• Laufende Nummer: ____________________
• Genauer Ort auf der Parzelle: ____________________
• Beobachtung, gegebenenfalls gemessener Wert mit Einheit und Messstelle: ____________________
• Nachweis oder Fotoverweis, Datum und Ablageort: ____________________
• Geprüfte Regelgrundlage mit Abschnitt und Fassung: ____________________
• Abweichung von dieser Regel oder noch offene Bewertungsfrage: ____________________
• Erklärung der pachtenden Person, soweit für den Sachverhalt nötig: ____________________
• Nächster Schritt, vorgeschlagen oder abgestimmt: ____________________
• Zuständige Person und Aufgabe: ____________________
• Termin und konkrete Begründung seiner Wahl: ____________________
• Vor Umsetzung noch zu klärende Voraussetzungen: ____________________
• Nachkontrolle vorgesehen am / durch: ____________________

Gespräch und Weitergabe

• Besprochene Punkte und noch abweichende Auffassungen: ____________________
• Wer klärt welche offene Frage bis wann? ____________________
• Protokoll erstellt von / am: ____________________
• Sachliche Prüfung durch / am: ____________________
• Kopie weitergegeben an / am / auf welchem Weg: ____________________
• Kenntnisnahme oder Rückmeldung, sofern vorhanden: ____________________

Halten Sie den Zweck einer gewünschten Unterschrift ausdrücklich fest. Eine dokumentierte Kenntnisnahme, die Zustimmung zu einer Maßnahme und eine tatsächlich erfolgte Übergabe sind unterschiedliche Angaben. Bleibt eine Unterschrift aus, notieren Sie den Ablauf sachlich, ohne daraus automatisch eine Rechtsfolge abzuleiten.

Nachkontrolle zur Feststellung Nr. _____

• Datum und prüfende Person: ____________________
• Tatsächlich geprüfter Zustand und Nachweis: ____________________
• Ergebnis: erledigt / teilweise erledigt / offen / nicht prüfbar: ____________________
• Begründung und verbleibender Klärungsbedarf: ____________________
• Nächster Schritt mit Zuständigkeit: ____________________
• Neuer Termin und seine Begründung, falls erforderlich: ____________________
• Ergebnis mitgeteilt an / am: ____________________
• Abschluss geprüft durch / am: ____________________

Feststellung und Bewertung getrennt aufschreiben

Beschreiben Sie zuerst, was Sie gesehen oder gemessen haben. Wertungen wie „ungepflegt“ lassen offen, welcher Zustand gemeint ist. Notieren Sie Ort, Umfang und gegebenenfalls den Messwert. Im nächsten Feld folgt die konkrete Grundlage, anhand derer das Team den Zustand bewertet. Ist diese noch ungeklärt, bleibt auch die Bewertung offen.

Örtliche Vorlagen zeigen, weshalb diese Trennung nötig ist: Das Begehungsformular des Stadtverbandes Duisburg nimmt ausdrücklich auf dessen Garten- und Bauordnung Bezug. Auch das Protokoll des Stadt- und Bezirksverbandes Münster, Version vom 25.09.2024, enthält konkrete örtliche Prüfkriterien. Übernehmen Sie solche Werte nicht ungeprüft für Ihren Verein. Die hier angebotene Vorlage lässt diese Felder bewusst offen.

Fotos sollten der einzelnen Feststellung zugeordnet sein und nur das für die Dokumentation Erforderliche zeigen. Vermeiden Sie unnötige Aufnahmen von Personen und privaten Unterlagen. Ein ausgefülltes Protokoll gehört in die dafür bestimmte Vereinsablage, nicht auf die öffentliche Website.

Termine begründen und offene Punkte nachverfolgen

Ein Datum allein erklärt noch nicht, weshalb die Maßnahme bis dahin möglich oder erforderlich ist. Halten Sie fest, worauf die Terminwahl beruht und welche Voraussetzungen vor einer Umsetzung zu prüfen sind. Bei Arbeiten an Pflanzen können zum Beispiel Schutzvorgaben relevant sein. Prüfen Sie die konkrete Maßnahme und den zulässigen Zeitpunkt, bevor Sie sie verlangen.

Für einen ungeklärten Punkt kann der nächste Termin zunächst der Klärung dienen. Das ist etwas anderes als eine bereits festgelegte Beseitigungsfrist. Die Vorlage setzt keine automatische Frist und löst keine Abmahnung oder andere Sanktion aus. Solche Schritte brauchen eine gesonderte fachliche und gegebenenfalls rechtliche Prüfung.

Lassen Sie bei der Nachkontrolle die ursprüngliche Feststellung stehen und ergänzen Sie das neue Ergebnis. „Erledigt“ passt erst, wenn der Zustand tatsächlich geprüft wurde. War kein Zugang möglich oder fehlt ein Nachweis, tragen Sie genau das ein. So kann ein anderes Vorstandsmitglied beim nächsten Termin erkennen, was noch zu tun ist.

Begehungen in Laubenmeister weiterführen

Wenn Sie Begehungen digital führen möchten, können Sie in Laubenmeister eigene Prüfbögen verwenden und Feststellungen bewusst als Mängel übernehmen. Fotos, Beteiligte, Fristen mit ihrer Herkunft und Nachkontrollen bleiben am Vorgang. Über die fachliche Bewertung und den weiteren Schritt entscheidet der Verein.

Die Übersicht zu Begehungen zeigt den Ablauf und seine Grenzen. Die Anleitung für Begehungen erklärt die Bedienung für einzelne Parzellen und Serien. Laubenmeister ist dauerhaft kostenfrei. Sie können Ihren Verein kostenfrei einrichten und den Prüfbogen an Ihre eigenen Unterlagen anpassen.