Geräteverleih im Kleingartenverein: Ausleihschein zum Kopieren

Ein Ausleihschein hält fest, wer welches Vereinsgerät samt Zubehör mitnimmt und wann es zurückkommen soll. Bei der Rücknahme ergänzen Sie die tatsächliche Rückgabe, zählen die Teile nach und notieren den Zustand. Die folgende Vorlage können Sie in ein Textdokument kopieren und für Ihren Geräteverleih anpassen.

Ein Rasenmäher steht wieder im Schuppen, das Ladegerät liegt noch beim Mitglied. Deshalb lohnt es sich, Gerät und Zubehör einzeln aufzuführen. Ein Haken bei „zurückgegeben“ sagt wenig darüber aus, ob alles wieder da ist.

Vorlage für eine einzelne Geräteausleihe

Die Leerfelder sind zum Ausfüllen gedacht. Kopieren Sie den folgenden Abschnitt einschließlich der Rückgabe in Ihr Dokument. Legen Sie vor der Ausgabe fest, wer das Gerät zurücknimmt. Gebühren, Kaution oder besondere Nutzungsbedingungen tragen Sie nach den geltenden Vereinbarungen Ihres Vereins ein.

Ausleihschein: Ausgabe

Verein: ______________________________
Ausleihschein-Nr.: ______________________________
Ausleihendes Mitglied / vereinsinterne Zuordnung: ______________________________
Ausgegeben durch: ______________________________

Gerät / genaue Bezeichnung: ______________________________
Inventarnummer oder anderes Erkennungsmerkmal: ______________________________
Anzahl ausgegebener Geräte: ______________________________

Zubehör mit jeweiliger Anzahl:

1. ______________________________ / Anzahl: ______
   
2. ______________________________ / Anzahl: ______
   
3. ______________________________ / Anzahl: ______
   Weitere Teile bei Bedarf auf einem zugeordneten Zusatzblatt festhalten.

Zustand bei Ausgabe, vorhandene Mängel: ______________________________
Bedienungsanleitung übergeben / Hinweise besprochen: ______________________________
Ausgabe am, mit Uhrzeit: ______________________________
Vereinbarte Rückgabe am, mit Uhrzeit: ______________________________
Rückgabeort und annehmende Person: ______________________________
Vereinbarte Gebühr / Kaution, soweit zutreffend: ______________________________
Verweis auf besprochene Vereinsbedingungen, soweit vorhanden: ______________________________

Ausgabe und aufgeführte Teile gemeinsam abgeglichen:
Name ausgebende Person / Datum: ______________________________
Name ausleihende Person / Datum: ______________________________
Unterschriften, soweit im Verein vorgesehen: ______________________________

Ausleihschein: Rücknahme

Tatsächlich zurück am, mit Uhrzeit: ______________________________
Angenommen durch: ______________________________
Anzahl zurückgegebener Geräte: ______________________________

Zubehör zurück, je Position der Ausgabe:

1. Anzahl: ______ / fehlend oder abweichend: __________________
   
2. Anzahl: ______ / fehlend oder abweichend: __________________
   
3. Anzahl: ______ / fehlend oder abweichend: __________________

Zustand bei Rücknahme / neue Auffälligkeiten: ______________________________
Vollständig zurück: ja / nein: ______________________________
Offene Klärung oder nachzureichende Teile: ______________________________
Nächster Schritt, zuständige Person und Termin: ______________________________
Bis zur Klärung keine weitere Ausgabe vorgesehen: ja / nein: ______________________________

Rücknahme gemeinsam abgeglichen:
Name annehmende Person / Datum: ______________________________
Name zurückgebende Person / Datum: ______________________________
Unterschriften, soweit im Verein vorgesehen: ______________________________

Offenen Punkt später erledigt am / durch / Ergebnis: ______________________________

So verwenden Sie den Schein bei Ausgabe und Rücknahme

Schreiben Sie vor der Ausgabe die genaue Gerätebezeichnung auf. Wenn mehrere ähnliche Geräte vorhanden sind, hilft die Inventarnummer oder ein eindeutiges Merkmal. Tragen Sie Akkus, Ladegerät, Auffangkorb oder andere mitgegebene Teile einzeln ein. Zählen Sie gemeinsam nach und notieren Sie sichtbare Vorschäden konkret, etwa einen Riss am Griff statt nur „gebraucht“.

Vereinbaren Sie einen Rückgabetermin mit Uhrzeit und eine erreichbare Ansprechperson. Wird das Gerät für die nächste Gemeinschaftsarbeit gebraucht, planen Sie die Rücknahme davor ein. Dann bleibt Zeit, fehlendes Zubehör zu holen oder eine Auffälligkeit zu klären. Eine Verlängerung gehört mit neuem Termin auf denselben Schein.

Bei der Rücknahme gleichen Sie die Liste erneut ab. Schreiben Sie die tatsächliche Rückgabe auf, auch wenn sie vom vereinbarten Termin abweicht. Bleibt etwas offen, nennen Sie eine zuständige Person und einen Termin für die Klärung. Tragen Sie das Ergebnis später nach. So ist auch beim Wechsel des Gerätewarts nachvollziehbar, was noch zu erledigen ist.

Die Vorlage dokumentiert die Übergabe. Ob ein Gerät sicher eingesetzt werden kann, welche Einweisung nötig ist oder welche Haftungs- und Versicherungsregeln gelten, ist damit nicht geklärt. Maßgeblich sind die jeweilige Geräteanleitung und die für Ihren Verein geklärten Bedingungen. Übernehmen Sie keine Haftungsklauseln aus fremden Formularen, ohne sie für Ihren Fall prüfen zu lassen.

Fiktives Beispiel: Ladegerät fehlt vor der Gemeinschaftsarbeit

Ein Mitglied leiht einen Akku-Rasenmäher mit zwei Akkus und einem Ladegerät. Die vereinbarte Rückgabe ist Freitag um 17 Uhr, weil das Gerät am Samstag für die Gemeinschaftsarbeit gebraucht wird. Bei Ausgabe stehen alle Teile samt Anzahl auf dem Schein.

Freitag um 16:30 Uhr kommen Mäher und beide Akkus zurück. Das Ladegerät fehlt. In der Rücknahme steht deshalb „Ladegerät fehlt, Nachlieferung Freitag bis 19 Uhr vereinbart“. Die annehmende Person hält fest, wer sich darum kümmert. Erst wenn das Ladegerät angekommen und die Rücknahme abgeglichen ist, wird der offene Punkt als erledigt vermerkt. Das Beispiel beschreibt einen möglichen Ablauf, keine Vorgabe für Rückgabefristen.

Wann eine Ausleihliste zusätzlich hilft

Bei mehreren laufenden Ausleihen ist eine Übersicht nützlich. Führen Sie darin pro Ausleihe die Scheinnummer, das Gerät, die ausleihende Person, den vereinbarten Rückgabetermin und den Stand der Rücknahme. Lassen Sie einen offenen Zubehörpunkt sichtbar, auch wenn das Hauptgerät bereits zurück ist. Die Einzelheiten bleiben auf dem zugehörigen Schein.

Für die Frage, was dem Verein insgesamt gehört und wo es liegt, gibt es die Inventarliste für Vereine. Die Ausleihliste zeigt dagegen, welche Gegenstände gerade bei Mitgliedern sind. Beide Listen brauchen eine eindeutige Zuordnung zum selben Gerät.

Ausleihen in Laubenmeister festhalten

In der Inventarverwaltung von Laubenmeister können Sie Gegenstände mit Menge und Zustand erfassen und einem Mitglied als Ausleihe zuordnen. Sie halten Ausgabe und geplante Rückgabe fest. Bei der Rücknahme erfassen Sie den tatsächlichen Rückgabezeitpunkt und den Rückgabezustand. Die einzelnen Schritte stehen in der Anleitung zur Inventarverwaltung.

Der obige Ausleihschein ist eine eigenständige Kopiervorlage für die gemeinsame Zubehörkontrolle. Er wird durch diesen Beitrag nicht automatisch in die Software übernommen. Laubenmeister ist dauerhaft kostenfrei. Wenn Sie die laufenden Ausleihen Ihres Vereins digital verwalten möchten, können Sie Ihren Verein kostenfrei einrichten.

Quellen und Stand

Stand: 18. Oktober 2026. Die Vorlage ist ein eigener organisatorischer Vorschlag. Als Praxisbelege für Geräteverleih im Kleingartenverein wurden die Leihgeräte des Kleingartenvereins SW 58 München, die Leihgeräte des Kleingartenvereins Wohlfahrt Bochum und die Vereinsinformationen des Gartenvereins Schöneck geprüft. Die jeweiligen Bedingungen dieser Vereine gelten nicht automatisch für andere Vereine. Die Produktangaben wurden mit der aktuellen Laubenmeister-Anleitung abgeglichen.